LagerTipp 128 | Februar 2016

Vorgehensweise zum erfolgreichen Aufbau einer sinnvollen Artikelliste

In den wesentlichen Grundzügen haben wir den Aufbau einer sinnvollen Artikelliste bereits im Januar 2015 erklärt. Nun kommen weitere Informationen wie sie intelligent aufgebaut und genutzt werden kann.

Schritt 1: Definieren Sie die verschiedenen Artikelgruppen für Ihre Firma
Schritt 2: Füllen Sie die Spalten Lieferant, Artikelbezeichnung, Verpackungseinheit, Mindestmenge, Maximalmenge, Nachbestellmenge aus.
Spezial-Tipp: Je breiter das definierte Sortiment dieser Verbrauchsmaterialien ist, desto effizienter ist anschließend Ihr Betriebsablauf.

Lagerortliste in der Artikelliste

Auf einem weiteren Tabellenblatt in der Artikelliste werden in Form einer Lagerortliste Lagerorte, deren Name und die fortlaufende Lagerortnummer festgehalten.
Die Lagerortnummern tragen Sie in der Hauptliste in der Spalte „Lagerort“ ein, somit wird automatisch jedem Material nur ein einziger definierter Lagerort zugewiesen, an dem es beschriftet und bewirtschaftet wird.

Platznummern werden in der Regel nicht vergeben. Ausnahme: Diese können vorkommen, wenn innerhalb eines Lagerortes Stangenmaterial auf drei oder 4 m Höhe gelagert wird und mit einer Leiter entnommen werden muss. Dabei ist es nicht möglich, auf der Leiter stehend Karten zu ziehen, so dass die jeweilige Konsole, auf der das Material liegt in der Artikelliste mit einer Nummer für die dazugehörige Konsole vermerkt wird. In bequemer Griffhöhe werden dann die Bestellkarten angebracht und davor die Nummern der Konsolen geschrieben, so dass einfach nachvollzogen werden kann, welches Material auf welcher Konsole in der genannten Höhe liegt. Ansonsten wird nicht mit Platznummer gearbeitet, das ist im Handwerk nicht erforderlich, da hier, im Gegensatz zu Logistikzentren, qualifizierte Fachhandwerker das Material entnehmen.

Lieferantenliste in der Artikelliste

Ein weiteres Tabellenblatt Ihrer Artikelliste sollte eine Lieferantenliste umfassen, falls Sie sie nicht schon in Ihrem Branchenprogramm hinterlegt haben. Selbst wenn Sie diese Angaben in Ihrem Branchenprogramm hinterlegt haben, so fehlen oft die entscheidenden Informationen, um Bestellungen an fachfremde Personen delegieren zu können.
In erster Linie umfasst die Lieferantenliste alle Lieferanten, die Standardmaterial laut Artikelliste liefern. Zusätzlich können Lieferanten, die immer wieder angefragt werden, für die jedoch kein Standardmaterial vorgehalten wird, mit auf dieser Lieferantenliste mit erfasst werden. Das sind zum Beispiel Glaslieferanten, Schlosser usw.

Die Lieferantenliste sollte nicht nur alle Kontaktdaten des Innendienstes und des Außendienstes enthalten, sondern auch die Frachtfreigrenze, den festgelegten Bestellweg, das heißt ob mit Fax oder im Internetportal bestellt wird, wann der Lieferant welche Liefertouren hat und bis wann deshalb bestellt werden muss.

Aus der Zusammenfassung der verschiedenen Bestelltermine wird ein Bestellkalender erstellt, der jedem im Bereich Arbeitsvorbereitung und Verwaltung zugänglich ist. Natürlich enthält der Bestellkalender auch sämtliche Kontaktdaten. Somit kann jeder Arbeitsvorbereiter oder Meister entscheiden, ob es genügt, wenn er sein Kommissionsmaterial zusammen mit der nächsten Standardmateriallieferung liefern lässt und somit die Frachtfreigrenzen überschritten werden, oder ob er es vorab benötigt. Allein durch das Offenlegen dieser Angaben lässt sich enorm viel operative Hektik abbauen.

Dadurch, dass nun alle Informationen, nämlich: Welches Material, wie viel bei welchen Lieferanten bestellt wird und auf welchem Weg es wann geliefert wird, bekannt sind, kann dieses Wissen an eine fachfremde Person in der Verwaltung delegiert werden.
Aufgrund der mitlaufenden Rechnungsprüfung über die verhandelten Preise, kann diese fachfremde Person sogar die Preisprüfung durchführen ohne das Material zu kennen.

Als Ergänzung ist noch festzuhalten, dass viele Inhaber glauben, sich nicht auf Lieferanten festlegen zu können, weil Sie jedes Mal aufs neue Preisanfragen durchführen müssten. Bei diesen Materialien, die Sie hier in der Artikelliste festhalten, empfehle ich Ihnen, mit Ihren Lieferanten die Preise pauschal zu verhandeln und sofern möglich für sechs Monate festzuschreiben. Sollten die vereinbarten Preise nicht eingehalten werden können, wäre es hilfreich zu vereinbaren, Preisänderungen vorher mitteilen zu lassen.

Es ist eine Illusion zu glauben, für diese hunderte von Artikeln wären Inhaber und Arbeitsvorbereiter jedes Mal in der Lage die Preise neu anzufragen. Der größte Teil wurde sowieso bereits jetzt wegen Überlastung freihändig ohne große Preisverhandlung eingekauft um arbeitsfähig zu sein. Also legen Sie die Liste zunächst ohne Preise an. Es wird Sie nicht mehr kosten wie vorher. Sie können nun Ihre Lieferanten erstmals auf diese Art und Weise bündeln und bessere Preise erhalten, weil Sie die Materialien, die sie dort einkaufen wollen, vorher definiert haben. Damit können Sie sich die vielen Anfragen sparen, mit denen im Einkauf eben nicht gespart wird sondern Umsatz verhindert wird.

Paulus-Lager GmbH

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