LagerTipp 134 | August 2016

Das 3-Welten Modell, Teil 3

Am Beginn eines Projekts ist mir wichtig, dass die Möglichkeiten, einen Betrieb zu organisieren, offen gelegt werden.
Das lässt sich gut mit dem 3-Welten Modell von Bernd Schmidt darstellen. Bisher wurden im Mai 2016 der erste und der zweite Teil dieses 3-Welten Modells beschrieben.

Zur Auffrischung eine kleine Wiederholung.  Man stelle sich zwei konzentrische Kreise vor: in der Mitte ein kleiner Kreis, darin stehen Sie. Darum ein großer Kreis. Der Kreisrand dazwischen ist in 3 Segmente unterteilt.
In dem kleinen Kreis in der Mitte, befinden Sie sich. Sie sind der Mittelpunkt Ihrer eigenen Welt und erleben täglich um Sie herum die drei Welten, die um Ihre Zeit konkurrieren.  In jedem dieser Segmente sind wir in unterschiedlichen Rollen unterwegs.

Eine Rolle ist durch drei Hauptbestandteile definiert:

  1. Kompetenz, mit der Sie die Rolle ausfüllen,
  2. Verantwortung, die diese Rolle mit sich bringt,
  3. (Macht-) Befugnisse, die teilweise mit oder ohne Ausbildung verliehen werden und zu dieser Rolle gehören.

Jetzt zu den drei Kreissegmenten, die sich zwischen äußerem und innerem Kreis bilden.

1. Kreissegment: Die Private Welt.
In dieser haben Sie die Rolle eines Vaters, Vereinsmitglieds oder Vereinsvorstandes inne. Sie haben Kraft der Geburt Ihres Kindes Kompetenz, vom Gesetzgeber die Befugnisse und natürlich tragen Sie die Verantwortung für Ihr Kind. So definiert sich diese Rolle.

2. Kreissegment: Die Fachliche Welt.
In dieser fachlichen Welt gibt es in Deutschland eine sehr gute Ausbildung, das Duale System, worum uns der Rest der Welt beneidet.
Hier werden wir in den Betrieben und in der Berufsschule bis zur Meisterschule und Technikerschule ausgebildet.

Wenn Sie Facharbeiter sind, übernehmen Sie Kraft Rolle in einem Bauhandwerksbetrieb die Ausbildung eines Azubis.
Offizieller Ansprechpartner ist natürlich der Meister. Aber auf den Baustellen und in der Werkstatt haben die Facharbeiter/Techniker/Monteure die Azubis an den Hacken.
Weitere informelle Rollen sind z.B.: Altgeselle, Werkstattmeister usw. für die es keine konkreten Ausbildungen gibt.

Manchmal entwickeln sich in den Betrieben auf Basis derselben Ausbildung auch verschiedene Berufsbilder: Werkstattmeister, Arbeitsvorbereiter. Gelegentlich kommt es hier zu Kompetenzüberschneidungen und Konkurrenzen zwischen den Personen, die wir dann auf dem kleinen Dienstweg nebenbei neu sortieren.
Alles fußt jedenfalls auf unserer fachlichen Ausbildung in der fachlichen Welt.

3. Kreissegment: Die dritte, Organisations Welt.

Na, haben Sie eine Idee? Was könnte das sein? Wir bewegen uns täglich darin, haben aber meist keine Kenntnis darüber. Wenn Sie ein Busticket ziehen, bewegen Sie sich darin. Wenn Sie ein Buch in der Bibliothek ausleihen oder eine Bestellung tätigen, tun Sie es.

Es ist die Organisations-Welt.
Jeder Tischlerei-Inhaber, der einen Betrieb erfolgreich führt, hat es geschafft, instinktiv eine gewisse Mindest- Organisation für seinen Betrieb zu entwickeln.
Hier gibt es (leider!!!) bei Tischlern keine adäquate Ausbildung. In keinem Bereich der Tischlerausbildung wird die Organisation eines Betriebes mit durchgängig funktionierenden Prozessen gelehrt. Mir ist am Markt nichts derartiges bekannt und ich bekomme Vieles mit.

In dieser Organisations- Welt gibt es beispielsweise folgende Rollen:

  • jemand ist zuständig für das Lager
  • jemand steuert die Verwaltung
  • jemand plant die Mitarbeitereinsätze mit einem professionellen Kapazitätsplanungstool (Das ist nicht in Excel oder Outlook)

Bei Haustechnikbetrieben ist das übrigens anders:
Durch die strukturiertere Meisterausbildung sind diese Betriebe für uns erheblich anspruchsvoller. Sie sind gewohnt in Prozessen zu denken und eine Änderung der Prozesse ist in der Regel unproblematisch.
Grundsätzlich könnte es mir ja egal sein, ob der Betrieb gut organisiert ist oder nicht. Wenn passende Organisationsstrukturen in Firmen fehlen, hat das jedoch gravierende Auswirkungen für Sie und Ihre Familie:

Die Qualität der Organisation ist verantwortlich für die Höhe des Gewinns in der fachlichen Welt.

Ist ein Betrieb überorganisiert kann nichts mehr verdient werden. Gibt es zu wenig Organisation kann auch nichts verdient werden. Wenn gut verdient wird, kann man jemand einstellen für die persönliche Entlastung. Oder es kann Arbeit fehlerfrei delegiert werden an andere.

JEDE fehlende Organisation bezahlen Sie mit persönlicher Lebensarbeitszeit.

Fehlende Organisation schränkt die private Welt durch Überstunden bis zur Überlastung so stark ein, dass es zum Bruch von Familien und zum Zusammenbruch von Inhabern kommen kann.

Folge:
Ich erlebe es immer wieder, dass Familienväter am Ende ihrer Kräfte sind und mir mitteilen, dass sie nach 7 Jahren Wohlverhalten in der Insolvenzphase entschuldet sind wenn sie es nicht schaffen, mit uns den Betrieb in den Griff zu bekommen. Das sind keine schönen Ersttermine. Aber meine Realität.

Grundsätzlich könnte es mir persönlich ja sehr gelegen sein, dass die Tischlerbetriebe noch wenig Organisationsstruktur haben, denn davon leben wir.
Interessanterweise passt diese Betrachtung nicht ganz: Wir haben überwiegend die gut organisierten Betriebe mit unternehmerisch denkenden Inhabern, die durchaus mehr verdienen als der Durchschnitt, welche bei uns anfragen.
Denn sie haben Blut geleckt beim Thema Organisation und wissen, dass damit viel Geld zu verdienen ist.

Vielleicht fragen Sie sich nun:
Wie funktioniert denn nun eine in den Prozessen durchgehende Organisation in einem Handwerksbetrieb?

Meine provokante Antwort:
Im Grunde ist es ganz einfach einen Bauhandwerksbetrieb zu organisieren. Ernsthaft. Schließlich ist der Existenzgrund eines Handwerksbetriebs: Material kaufen, händisch veredeln, verkaufen, immer der gleiche.

Wenn Sie kalkulieren, was rechnen Sie dann?

  1. Sie überschlagen das Material das für den Auftrag benötigt wird
  2. Sie schätzen die Zeit, die erforderlich ist, dieses Material zu verbauen.

 So wird ein Bauhandwerksbetrieb organisiert:

  1. Der Materialfluß und das Lager wird optimiert
  2. Sie benötigen eine professionelle Kapazitätsplanung für die Vorausplanung der Zeit Ihrer Mitarbeiter. (Für die Vorausplanung, nicht für die Zeiterfassung hinterher, das haben Sie schon.)
  3. Wenn dann noch eine gute Büroorganisation hinzukommt, dann haben Sie gewonnen.
  4. Weitere Organisationssysteme sind Handmaschinenorganisation, KFZ Optimierung usw. Das sind Sub-Systeme.

Abschließend:
Wenn Sie jedes Jahr ein Organisations- Projekt durchführen, haben Sie in 2-3 Jahren einen gut organisierten, steuerbaren Betrieb der weitgehend personenunabhängig läuft.
Ein Betrieb, der interessierte Käufer findet und weitergegeben werden kann.

In diesem Sinne: Weiterhin viel Spaß bei der Einführung weiterer Organisation!

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