LagerTipp 144 | Juni 2017

Vokabelhefte für Monteure – Abrechnen von Kleinrechnungen

In vielen Betrieben ist es die Aufgabe von Meistern und Projektleitern, die Kleinrechnungen abzurechnen. Das ist betriebswirtschaftlich – vorsichtig ausgedrückt – eine Katastrophe.

Aufträge mit einem Volumen von 150,- € benötigen oft genauso lange für die Abrechnung wie ein 5.000,- oder 10.000,- € Auftrag. Und zwar, weil die erforderlichen Daten, um dem Kundendienst- Kunden eine korrekte Rechnung zu stellen, nicht im Betrieb vorhanden sind.
Die meisten Probleme macht das Standardmaterial: In vielen Betrieben haben sich unterschiedliche Begriffe für ein und dasselbe Material herausgebildet. Oder ein Mitarbeiter fängt neu an und bringt wieder eine andere Bezeichnung mit. Es wurden schon Vokabelhefte für verschiedene Mitarbeiter in den Betrieben gesichtet. 

Wie in einigen der vorherigen LagerTipps beschrieben ist die Aufgabe von Projektleitern, Arbeit vorzubereiten. Im Schnitt kann er rund 5 Mitarbeiter führen. Wenn man von rund 50,00 € netto verkauftem Stundensatz ausgeht werden also „nur“ 100,00 € vernichtet.Eine schlimme Vorstellung, insbesondere deshalb, weil diese Menschen, also die Projektleiter/ Arbeitsvorbereiter extrem überlastet sind, wenn wir in den Betrieben anfangen zu arbeiten.Das Ziel von Lageroptimierung ist ja, die Abläufe rund um das Material schlank zu organisieren und die Verwaltungskräfte die Abrechnungen erledigen zu lassen.

Die Lösung sieht so aus:
Es wird im Laufe eines Paulus-Lager Projekts der größte Teil des wiederkehrenden Kundendienst- Materials definiert und anschließend bewirtschaftet. Wenn Material nicht als Standard festgelegt wird, wird es kommissionsweise für den Kunden bestellt. Diese Rechnung geht in die Kundenmappe (analog als Papier oder virtuell gescannt an den Vorgang) und wird abgerechnet.

Das Standardmaterial wird als Liste (Ausdruck im Notfall, besser auf dem Tablet) dem Mitarbeiter mitgegeben. Zukünftig sucht Ihr Mitarbeiter im Angesicht des Kunden (!!! Diese Zeit bezahlen Endkunden in der Regel weil er sieht, dass diese Tätigkeit zum Auftrag gehört!!!) das Material aus der Liste aus und schreibt das Material inklusive interner Artikelnummer auf. Und schon kann die fachfremde Bürokraft die Kleinrechnungen erstellen. Völlig simpel. Diese Kleinrechnungen werden anschließend dem Meister / Projektleiter nur noch zur Kontrolle und für Ergänzungen vorgelegt. So kommt noch die ein oder andere Leiste, Silikonkartusche usw. auf die Rechnung. Und wieder wurde eine Umsatzbremse im Betrieb beseitigt und Menschen glücklich gemacht in der Arbeitswelt. 

Auch der Inhaber, der in dieser Projektwoche seinen Betrieb mit unserer Unterstützung optimiert, freut sich schon auf die Fertigstellung seiner Artikelliste und ist ganz wild darauf, seine Regale zu beschriften, damit das Paulus-Lager endlich läuft!

Wann dürfen Sie sich entlasten und die Abläufe vereinfachen? 

Paulus-Lager GmbH

Kerkstiege 28, 48268 Greven

Geschäftsführerin: Dipl.-Ing. Doris Paulus

Tel. +49 (0)2571/540 41-60

Fax +49 (0)2571/540 41-89

E-Mail: erfolg[@]paulus-lager.de

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