Lagertipp 145 | Juli 2017

Druck und Burnout- Gefahr von Arbeitsvorbereitern

Viele Arbeitsvorbereiter, die wir in den Betrieben als Projektleiter für das Paulus-Lager Projekt kennenlernen, gehen auf dem Zahnfleisch. Die jahrelange Hochkonjunktur und der andauernde, extreme Zeitdruck hat seine Spuren hinterlassen und so kommen wir derzeit in Betriebe, die weiteres Personal suchen oder sich an uns wenden um die andauernde Überlastung durch schlanke Organisation zu reduzieren suchen.
Zudem ergeben sich in größeren Betrieben oft Konflikte weil jeder Arbeitsvorbereiter sich eigene Abläufe geschaffen hat um seine Arbeit zu bewältigen. Damit gibt es in vielen Betrieben mit mehreren Meistern oder Technikern mehrere Kernprozesse, die manchmal noch gegeneinander arbeiten weil die Aufgaben nie definiert wurden.  

Deshalb stellt sich dem Außenstehenden manchmal die Frage: 

Was tun die Arbeitsvorbereiter, was ist eigentlich deren Aufgabe und wie kann man die Überlastung verhindern?

Weil Projektleiter oder Arbeitsvorbereiter die Bestellungen für Kundenprojekte durchführen sind sie für das Material zuständig. Und zwar für alles bis auf das Büromaterial.

Er (mea culpa an uns Frauen, es gibt hier fast nur Männer!) ist derjenige, der zum Kunden fährt, ein Aufmaß macht, die Zeichnungen erledigt, das Material bestellt.Das bedeutet, er ist derjenige, der in die Werkstatt geht und nachsieht was da ist, aus dem Katalog / Internetshop (dauert noch länger) das restliche Material heraussucht, die Bestellung durchführt, in der Werkstatt nachschaut, was gekommen ist, wer es bekommt, wegräumt, die Lieferscheine durchschaut, mitnimmt, abheftet, das inzwischen verschwundene Material hektisch für den Auftrag nachbestellt, wenn die Rechnung kommt diese prüft für welche Baustelle seine Rechnungen sind, die Kleinrechnungen abrechnet, sich mit der Reklamation und der Retourenabwicklung herumschlägt, den Lieferanten zum dritten Mal deswegen anruft und danach vergisst, die Mitarbeiter einteilt wenn das Material endlich gekommen ist, den Kunden dafür anruft und einen Termin ausmacht, die Schlußabrechnung erledigt, zum Kunden fährt, diese gemeinsam durchspricht, sich für den verschwitzen Folgetermin eine Entschuldigung ausdenkt usw. usf. 

Was er nicht macht: Arbeit gewinnbringend vorbereiten.

Nur dafür wird er jedoch bezahlt.

Nun kommt obendrauf noch ein Spruch aus der Werkstatt: „Was machen „DIE“ eigentlich den ganzen Tag? Wir schuften den ganzen Tag und die da drin schaukeln nur die Eier! Können sie nicht mal ihre Arbeit so machen, dass alles stimmt?“

Es gibt Untersuchungen von Tischler NRW, in denen ermittelt wurde, dass 30-40% der Arbeitszeit von Arbeitsvorbereitern damit verbracht wurde, in die Werkstatt zu laufen um sich um das Material zu kümmern.

Die Lösung sieht mit dem Paulus-Lager so aus:

Kleine Wiederholung:
Was er nicht macht: Arbeit gewinnbringend planen. Nur dafür wird er jedoch bezahlt. 

Wofür wird er bezahlt? Nochmal: Arbeit gewinnbringend planen. Allerdings kommt er nicht dazu. Noch nicht. 

Zur Klarheit: Dazu gehört NICHT:
Er ist derjenige, der in die Werkstatt geht und nachsieht was da ist, aus dem Katalog / Internetshop (dauert noch länger!) das Standardmaterial heraussucht, die Bestellung durchführt, in der Werkstatt nachschaut, was gekommen ist, wer es bekommt, wegräumt, die Lieferscheine durchschaut, mitnimmt, abheftet, Material für seinen Auftrag hektisch nachbestellt weil es anderweitig verbraucht wurde, wenn die Rechnung kommt diese prüft für welche Baustelle seine Rechnungen sind, die Kleinrechnungen abrechnet, sich mit der Retourenabwicklung herumschlägt, den Lieferanten zum dritten Mal deswegen anruft und danach vergisst, die Mitarbeiter einteilt wenn das Material endlich gekommen ist, den Kunden dafür anruft und einen Termin ausmacht. 

Das alles und wenn der Betrieb schlank organisiert ist, noch einiges mehr, sind Verwaltungstätigkeiten. 

Die Aufgaben des Arbeitsvorbereiters sind mit dem Paulus-Lager im Wesentlichen:
Projekte planen, Material dafür bestellen, Termine und Kosten überwachen, Qualität überwachen/ prüfen, Abrechnungen erstellen. Für nichts sonst wird er bezahlt. 

Wenn Sie das lesen, wird Ihnen klar, dass nur etwa 20-30 % der täglichen Tätigkeit des Arbeitsvorbereites seine wirkliche Tätigkeit ist.
Nimmt man ihm mit einem Paulus-Lager nun diese anderen Tätigkeiten ab, dann kann der Umsatz mal eben nach oben schnellen denn dann macht er womöglich 40-60% seiner Arbeitszeit seinen Job. Also doppelt so viel Umsatz.
Sehen Sie sich hierzu auf Youtube/Paulus-Lager den Film von Firma Schöpker an. Dort war das so. 

So kommt der hohe Umsatzzuwachs in den Betrieben zustande: Indem die Prozesse vom Arbeitsvorbereiter wegorganisiert und vereinfacht werden. Übrigens schaffen wir die Reduzierung der Arbeit auch in der Verwaltung, so dass kein zusätzliches Personal eingestellt wird.   

Paulus-Lager GmbH

Kerkstiege 28, 48268 Greven

Geschäftsführerin: Dipl.-Ing. Doris Paulus

Tel. +49 (0)2571/540 41-60

Fax +49 (0)2571/540 41-89

E-Mail: erfolg[@]paulus-lager.de

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