Was sollte ein Arbeitsvorbereiter wirklich machen?
In diesem Blog-Artikel sprechen die drei Lagerexperten Doris Paulus, Mathias Oelze und Miguel Kaposty von der Paulus-Lager GmbH über die Aufgaben eines Arbeitsvorbereiters beziehungsweise Projektleiters. Denn die sind in vielen Betrieben oft nicht korrekt definiert. Warum das schlecht ist? Wir verraten es Ihnen gern:
Die Personen, um die es geht, werden Arbeitsvorbereiter, Projektleiter oder auch schon mal Techniker genannt. Aus unserer Sicht haben diese Menschen eine oft undankbare Rolle, weil sie zwischen den Seiten und so unter doppeltem Druck stehen: einmal will der Chef, dass diese Leute schneller und effizienter planen und gleichzeitig sollen sie für die Monteure gründlicher und am besten fehlerfrei planen. Außerdem wollen auch alle anderen Beteiligten rund um den Betrieb, wie beispielsweise das gesamte Team, Kunden, Architekten oder Händler ständig etwas. Sie kommen ins Büro oder rufen wegen jeder Kleinigkeit an. Und zu allem Überfluss müssen sie auch noch fehlendem oder falsch geliefertem Material hinterher rennen. Das sorgt für enormen Stress bei diesen Mitarbeitern. Das muss nicht sein und entsteht, weil sie nicht ihrem Kerngeschäft nachgehen können und von anderen Aufgaben blockiert werden.
Was gehört nicht zum Job des Arbeitsvorbereiters?
• Gutschriften überwachen
• Verbrauchsmaterial bestellen
• Rechnungen prüfen
• Kleinrechnungen erstellen, weil nur er das Projekt kennt
• Mitarbeiter einteilen
• Lieferungen annehmen und nachsehen
• Nachsehen, ob genügend Material vorhanden ist um seine Bestellungen durchzuführen
• Schnell Material beschaffen, wenn etwas fehlt
• Stundenzettel kontrollieren
• Baustellenrücklauf wegräumen
• Retouren abwickeln
Diese Punkte gehören definitiv nicht zur Jobbeschreibung eines Arbeitsvorbereiters oder Projektleiters. Aber leider werden diese Personen oft mit genau diesen Aufgaben übergefrachtet. Wir schätzen, dass sie höchstens zwanzig bis dreißig Prozent ihrer eigentlichen Arbeit erledigen können. Das ständige Stören und Unterbrechen verhindert konzentriertes Arbeiten. So entstehend Zeitverzug und Fehler bei den Kernaufgaben wie Planen und Vorbereiten, die große Konsequenzen wie beispielsweise Umsatzverlust haben können. Eine Untersuchung von Tischler NRW hat gezeigt, dass tatsächlich bis dreißig Prozent der Arbeitszeit dabei drauf gehen, dass ein Arbeitsvorbereiter ins Lager geht, um dort irgendwelche Aufgaben zu erledigen, die eigentliche ein Anderer erledigen sollte.
Die wirklichen Aufgaben sind:
• wirtschaftliche und konstruktive Durchführung der Arbeit planen
• Terminüberwachung
• Kostenkontrolle der Projekte
Das ist zwar stark vereinfacht, dennoch ist es eine Tatsache: Die Personen, welche in der Arbeitsvorbereitung tätig sind, haben nichts in der Werkstatt verloren. Vorausgesetzt, der Betrieb hat eine Größe in der die Arbeitsteilung von Werkstattleiter und Arbeitsvorbereitung bereits vorhanden ist, ist der Werkstattleiter (Werkstattmeister) für die Abläufe und Bevorratung in der Fertigung zuständig.
Mehr Gewinn bei gleichen Personalkosten?
Es ist also nicht hilfreich, wenn man den Arbeitsvorbereitern diese sinnlosen Blindarbeiten aufbürdet. Wir wissen aber, dass dies nur passiert, weil vernünftige Prozesse fehlen. Zeit muss nicht für Fahrten oder Materialzeiten verdaddelt werden. Mit einer systematischen Lagerplanung würde das alles nicht passieren und ein Projektleiter hätte spielend zwanzig oder dreißig Prozent mehr Zeit für seine Kernaufgaben. Ohne ständige Unterbrechungen und mit deutlich weniger Stress. Das käme einem Betrieb natürlich sehr zugute und das Ergebnis schlägt sich deutlich in den Zahlen des Betriebs nieder. Das bedeutet, bei gleichen Personalkosten deutlich mehr Umsatz. Diesen Effekt kann man sich in unserem Video von der Tischlerei Schöpker in Emstetten anschauen.
Motivierte Mitarbeiter
Nach Einführung des Paulus-Lagers berichten die Projektleiter unserer optimierten Betriebe von einer massiven Entspannung des eigenen Stresslevels. Sie können in Ruhe und zielführend arbeiten und fühlen sich deutlich besser und positiver in ihrer Rolle. Die Prozesse laufen sauberer. Auch die familiäre Situation lockert sich, weil nicht ständig Überstunden geschoben werden müssen, sondern auch pünktlich Feierabend gemacht werden kann. Das ist für die allgemeine Stimmung im Betrieb auch sehr hilfreich.
Unser Fazit für die Rolle der Arbeitsvorbereiter und Projektleiter: bleibt bei euren Aufgaben und tut das, wofür ihr bezahlt werdet. Alles anderen kann und sollte durch eine optimale Lagerverwaltung gesteuert werden.
