Wie die Verwaltung zum Umsatz der Firma beiträgt indem sie den gesamten Standardmaterialstamm bestellt und die Arbeitsvorbereiter damit immens entlastet.
Die drei Lagerexperten Doris Paulus, Mathias Oelze und Miguel Kaposty von der Paulus-Lager GmbH fassen in diesem Podcast zusammen, wie die Verwaltung in einem Bauhandwerksbetrieb bei der Effizienzsteigerung mitwirken kann, und warum optimierte Prozesse zur Lagerorganisation Auswirkungen auf die Stimmung und Motivation im Team haben.

In der Regel sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verwaltung recht gestresst: sie müssen sich um hunderte Rechnungen pro Woche kümmern, viele Einzelbestellungen der Arbeitsvorbereiter erledigen und mit den Aufmaßen der Monteure kämpfen. Das ist oft eine extra Herausforderung, weil die Monteure für ein und denselben Artikel fünf verschiedene Begriffe verwenden, eine Sauklaue haben und die Verwaltungskraft den fehlenden Infos hinterher rennen muss. Eine kleine Anekdote dazu: wir haben in einem Betrieb mal ein Vokabelheft in der Verwaltung gehabt, wo alle Begriffe zu den verschiedenen Teilen drin standen. Das ist natürlich eine Hilfe aber nicht der optimale Weg eines erfolgreichen Betriebs.

Die Sinnlosigkeit, sich das Leben schwer zu machen

Eine weiteres Problem stellen die vielen kleinen Bestellungen kurz vor dem Feierabend dar: oft stehen die Monteure nach der Rückkehr von der Baustelle Schlange, um wenige aber wichtige Kleinteile zur Bestellung anzugeben, damit sie am nächsten Tag arbeitsfähig sind. Das bedeutet für die Verwaltung oder die Arbeitsvorbereiter immer Überstunden und Stress vor oder sogar nach Feierabend. Mal ganz abgesehen von den Folgeaufgaben, die durch eine Bestellung entstehen. Rechnet man jeden Arbeitsschritt durch, entstehen für jedes einzeln bestellte Teil Prozesskosten von bis zu 160 Euro. Das ist wirklich immens und muss nicht sein.

Verwaltung entlasten, Prozesse neu festlegen

Im Paulus-Lager gibt es eine Artikelliste und da hat jeder Artikel eine eigene Nummer, sowie eine fest definierte Min- und Maxmenge für das Lager. Nimmt ein Mitarbeiter ein Teil aus dem Lager und die Mindestmenge ist damit erreicht, legt er die dazugehörende Bestellkarte in ein Sammelfach. Jemand aus dem Büro sammelt diese Karten einmal oder zweimal die Woche ein und bestellt. Somit werden alle unnötigen Kosten auf einen Schlag drastisch reduziert und die Nerven aller Mitarbeiter geschont.

Produktivteil Verwaltung

Interessant ist auch, dass das Verwaltungsteam auf diese Weise aktiv produktiv wird. Wurde vorher nur im Stress und auf Zuruf abgewickelt, existiert nun ein für alle klarer und definierter Weg von der Bestellung über die Rechnungsprüfung bis zur Retourenabwicklung. Und ein ganz wichtiger Punkt: die Verwaltung nimmt den Arbeitsvorbereitern und Projektleitern viele Aufgaben ab, die bei diesen vorher für Überlastung gesorgt haben. Diese Entlastung bedeutet mehr Umsatz für den Betrieb.
Der Bestellvorgang wird also einmal so klar und eindeutig definiert, dass auch jemand fachfremdes oder eine Vertretung diese Aufgaben zügig und zielgerichtet erledigen kann. Wir kennen einen 50-Mann-Betrieb, in dem eine Azubi in der Verwaltung das gesamte Standardmaterial sicher bewirtschaftet.

Der Nutzen in Werkstatt und Lager:

• Geliefertes Material wird prüfbar, da es Bestellscheine mit definierten und prüfbaren Merkmalen gibt. Damit können die Fertigung bzw. die Monteure endlich verzögerungsfrei arbeiten.
• Weil die Mitarbeiter in der Werkstatt von uns geschult werden, erledigen sie die Material- und Qualitätsprüfung gleich selbst. Das geht meistens am schnellsten, ab etwa 30 Mitarbeitern braucht man allerdings einen Lageristen.
• Die Fertigung wird um 20-30 Prozent schneller, ohne sich mehr anzustrengen, weil es keine Suchzeiten mehr gibt und jedes Material am Verarbeitungsplatz organisiert wird. Hingehen, nehmen, weiterarbeiten.
• Das ist Mehrumsatz bei gleichen Kosten, und damit entsprechend mehr GEWINN!
• Kein Gemecker mehr, dass die Mannschaft wieder zu langsam gearbeitet und die Kalkulation gesprengt hat.

Fazit

Das Paulus-Lager-Prinzip sorgt also für enorme Entspannung beim ganzen Team: der Stress der Monteure, dass das entscheidende Teil fehlt oder superschnell nachgeliefert werden muss, entfällt. Das Verwaltungsteam kann ohne Druck gezielt und sicher arbeiten, die Arbeitsvorbereiter oder Projektleiter werden massiv entlastet und können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren und der Betrieb ist stets arbeitsfähig. Die Menschen empfinden dieses System als beständig und verlassen sich drauf. Das hebt die Stimmung im Betrieb enorm.

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