Lagerplanung
Wer sich direkt an einen Regalanbieter wendet, wird meist zuerst gefragt, welche Regale er braucht. Dabei suchst du ja gerade Unterstützung und einen passenden Vorschlag.
Deshalb gehen wir bei Paulus-Lager® anders vor: Bevor wir über Regale sprechen, legen wir gemeinsam mit dir die Prozesse fest, die euer Lager tatsächlich braucht. Diese klare Grundlage sorgt dafür, dass die spätere Planung sinnvoll und praxisgerecht wird.
Erst wenn feststeht, welche Lagerprozesse euer Betrieb braucht, erstellen wir eine darauf abgestimmte Lagerplanung. Das ist Schritt zwei in einem Paulus-Lager®-Projekt. Meist planen wir eine Kombination aus Standardlager, Kommissionslager und Prozesslager – immer passend zu euren Abläufen und Anforderungen.
So entsteht eine durchdachte Lösung, die im Alltag funktioniert und von den Mitarbeitern gern genutzt wird.
Umzug begleiten
Wenn ein Umzug ansteht, bereiten wir ihn sorgfältig mit dir vor. Zuerst erstellen wir eine strukturierte Lagerplanungfür die neuen Räume. Auf dieser Basis beschafft ihr die Regale selbst – wir verkaufen keine Regale, empfehlen dir aber gern geeignete Anbieter. Die Regale stellt ihr exakt nach unserer Grundrissplanung auf.
Kurz danach sind wir bei euch und führen das Strukturprojekt durch. So startet dein Betrieb am neuen Standort sofort mit voller Kraft – und ist dabei gleichzeitig optimiert. Bei unserem Kunden Fliesen Salvia Käser in Kösching lag der Umsatz vor dem Umzug bei 1,4 Mio. € und direkt danach bei 2 Mio. € – mit der gleichen Anzahl Mitarbeiter.
Die mit dem Umzug verbundene Lageroptimierung hat dabei den Neubau finanziert. Das haben wir schon öfter erlebt.
In der Strukturprojektwoche lagern deine Mitarbeiter unter unserer Anleitung das Material systematisch ein, sodass es danach effizient nach den festgelegten Prozessen bewirtschaftet wird. In dieser Phase sind sie auch besonders offen für Schulungen und nehmen das neue System gut auf.
Du planst einen Umzug? Dann frage am besten gleich an. Regale haben oft 6–8 Wochen Lieferzeit, deshalb lohnt sich ein früher Start.
Viele Unternehmer melden sich schon vor dem Umzug bei uns. Wird der Betrieb bereits vor dem Standortwechsel optimiert, steigen Umsatz und Gewinn bei gleicher Mitarbeiterzahl. So lässt sich der Neubau oder Umzug oft aus dem höheren Gewinn finanzieren. Für die neue Halle braucht es dann nur noch eine zweite Lagerplanung auf Basis der bereits optimierten Regale und Prozesse.
Der Umzug selbst geht dann deutlich schneller und reibungsärmer: Material ausräumen, Regale nach der Vorplanung neu aufstellen, Material wieder einräumen – alles nach einem bekannten System. Dein Betrieb ist schnell wieder arbeitsfähig, und der Umsatzausfall bleibt minimal.
Prozessbeschreibungen
In jedem unserer Kundenprojekte erstellen wir zu den gemeinsam festgelegten Lagerprozessen systematische Prozessbeschreibungen.
Wer seinen Betrieb weiterentwickeln will, braucht schriftlich festgehaltene Abläufe. Das Lager gehört unbedingt dazu, denn es ist die Grundlage eurer Arbeit: Ohne Material wird kein Auftrag fertig und keine Rechnung gestellt.
Die ausführliche Prozessdokumentation bekommst du im Strukturprojekt fix und fertig. Das spart dir mindestens zwei Tage eigene Arbeit.
Mit dieser detaillierten Dokumentation lässt sich das Lager im Alltag dauerhaft pflegen und in Ordnung halten. Auch neue Mitarbeiter arbeitet ihr damit strukturiert und zuverlässig ein.
Für große Betriebe erstellen wir die Verfahrensanweisungen auf Wunsch auch nach DIN ISO. Das ist als Zusatzleistung buchbar und unterstützt euch bei der Einhaltung entsprechender Qualitätsnormen.
Neue Abteilung „Goldgrube Lager“
Unruhe und schlechte Stimmung im Betrieb haben ihre Ursache oft im Lager: fehlendes Material, Suchzeiten, ständige Rückfragen. Die Lösung liegt deshalb häufig direkt vor Augen – das Lager professionell zu organisieren und als feste Größe im Betrieb zu etablieren.
In den Betrieben, die wir begleiten, wird das Lager systematisch als kleine, rentable Abteilung aufgebaut, in größeren Betrieben auch mit einer klaren Führungsstruktur aus Vorgesetzten und Mitarbeitern.
Für die neuen Rollen erstellen wir eine Stellenbeschreibung und eine Arbeitsplatzbeschreibung, für den Vorgesetztenebenso wie für den Lageristen. So kann der Betrieb gesund wachsen, ohne dass du als Inhaber immer mehr arbeiten musst.
Deine Arbeitskraft wird damit von der Betriebsgröße entkoppelt. Die Paulus-Lager® Prozesse übernehmen Aufgaben, für die bisher du selbst zuständig warst. So wird dein Betrieb skalierbar, und du spürst die Entlastung im Alltag.
Paulus-Lager-Akademie
Mit der Akademie schulst du neue Mitarbeiter gezielt und stellst die Pflege des Lagers langfristig sicher.
Viele unserer Kundenbetriebe erzielen nach der Projektumsetzung ein spürbares und messbares Umsatzplus. Damit dieser Erfolg bleibt, wird das Lager weiterhin verlässlich gepflegt, und die festgelegten Prozesse werden eingehalten.
Gerade in wachsenden Betrieben kommen laufend neue Mitarbeiter dazu, die die Projektwoche nicht miterlebt haben. Neue Arbeitsvorbereiter bringen ihre eigenen Gewohnheiten mit („heb mal auf, leg mal weg, vielleicht brauchen wir das noch“). Und auch langjährige Mitarbeiter profitieren von einer regelmäßigen Auffrischung.
Deshalb werden neue Mitarbeiter in der Akademie passend zu ihrer Rolle geschult. Die Schulungen sind auf die jeweiligen Aufgaben zugeschnitten – für Werkstattmitarbeiter und Monteure, Arbeitsvorbereiter und Projektleiter sowie für Lageristen. So bleibt das Lager auch bei Wachstum und neuen Teams ein stabiler Erfolgsfaktor.
Zusätzlich kannst du über die Akademie digitale Inspektionen und weitere unterstützende Funktionen buchen.
Digitalisierung im Lager
Ein entscheidender Schritt zur Digitalisierung im Handwerksbetrieb sind klar definierte Lagerprozesse. Der schwierigste Prozess ist in der Praxis meist die korrekte Bestellerfassung.
Bei zigtausend Artikeln lässt sich per Sichtkontrolle kaum zuverlässig erkennen, was tatsächlich fehlt. Die Folge sind täglich zahlreiche Einzelbestellungen, die meist Inhaber oder Projektleiter erledigen. Daraus entstehen Überstunden und eine dauerhafte Überlastung: Die eigentliche Arbeit bleibt bis nach Feierabend oder bis zum Wochenende liegen. 70-Stunden-Wochen sind keine Seltenheit.
Deshalb setzen wir im Paulus-Lager® auf ein bewährtes System mit Bestellkarten. Jede Karte enthält eine festgelegte MIN- und MAX-Menge sowie eine betriebsinterne Artikelnummer. So wird der Nachschub zuverlässig gesteuert, ohne dass ständig jemand kontrollieren muss.
Diese Informationen stehen in einer hausinternen digitalen Artikelliste in der Lager-EDV. Mit diesem digitalen Materialstamm hat der Einkäufer jederzeit den Überblick über die gebundene Liquidität und erstellt die Inventur effizient. Der Projektleiter sieht auf einen Blick, welche Mengen als MIN-Bestand sicher im Lager sind.
Auch für die Monteure wird die Arbeit einfacher: Die Artikelbeschriftungen am Regal werden direkt aus der digitalen Artikelliste erzeugt, und alle greifen auf dieselben Informationen zu. So arbeiten Monteur und Projektleiter Hand in Hand – ohne unnötige Rückfragen und mit einem spürbar entspannteren Alltag.
Lager-EDV
Damit Digitalisierung im Lager sinnvoll ist, müssen die Lagerprozesse zuerst klar festgelegt sein. Deshalb erarbeiten wir am ersten Projekttag gemeinsam mit dir alle Lagerprozesse im Betrieb – vollständig und praxisnah.
Wenn euer ERP-System die Paulus-Lager® Prozesse unterstützt, arbeitet ihr einfach damit weiter. Viele ERP-Programme im Handwerk sind allerdings für die Warenwirtschaft gebaut und bilden das Lager nicht handwerksgerecht ab. Für das Projekt ist das kein Hindernis: Dann setzen wir die bewährte Lager-Software unseres Kooperationspartners ein. Sie hat eine moderne REST-API-Schnittstelle und wurde bereits erfolgreich an SAP angebunden.
Die Software kann ausschließlich „Lager“ – das dafür besonders gut. Sie ist einfach und in einer halben Stunde erlernt. In einem unserer Kundenbetriebe verwaltet ein Azubi im Büro damit problemlos rund 4.500 Artikel.
Zunächst setzen wir das Paulus-Lager®-Projekt mit der erprobten Software unseres Kooperationspartners um. Schon dadurch wird der Inhaber spürbar entlastet.
Läuft das Paulus-Lager® System zuverlässig im Alltag, kannst du in einem separaten IT-Projekt prüfen lassen, ob und wie euer bestehendes ERP-System die Lagerprozesse künftig übernimmt. Diese Entscheidung triffst du in Ruhe, wenn die Abläufe stehen.
Für die Inventur bietet die Software komfortable Lösungen: Die Daten lassen sich jederzeit nach Lagerorten sortiert als CSV-Datei exportieren und ausdrucken. Unterjährig wird der verlässliche Mittelwert zwischen MIN- und MAX-Bestand als „stehende Inventur“ geführt. Außerdem berechnet das Programm gleitende Inventurwerte, wenn Artikel im Laufe des Jahres bei verschiedenen Lieferanten beschafft wurden – ein wichtiger Punkt für größere Betriebe, die regelmäßig geprüft werden.
Die neuen Lagerprozesse sind unkompliziert, gut nachvollziehbar und so gestaltet, dass ihr sie langfristig durchhaltet. Die Mitarbeiter arbeiten gern mit der neuen Struktur, weil sie den Alltag erleichtert – das merkt man auch an der entspannteren Stimmung im Team.
Digitale Lagerinspektionen
Damit das System dauerhaft wirkt, wird es im Alltag von allen Mitarbeitern getragen und gepflegt. Regelmäßige Inspektionen helfen dabei, den guten Zustand des Lagers und damit die erreichten Kosteneinsparungen dauerhaft zu sichern.
Für die Inspektionen nutzen wir eine einfache, digitale Lösung: Eine Person aus dem Team geht mit einem Tablet durch das Lager und dokumentiert den aktuellen Pflegezustand. Direkt nach der Projektumsetzung ist das einmal pro Woche sinnvoll, später reicht meist eine monatliche Kontrolle.
Die Ergebnisse der digitalen Inspektion gehen automatisch per E-Mail an die Monteure, an die Geschäftsleitung und an Paulus-Lager. So haben alle den Überblick.
Fällt eine Inspektion einmal aus, bekommt die Geschäftsleitung automatisch eine E-Mail. So bemerkst du früh, wenn im Alltag etwas liegen bleibt, und kannst gezielt nachfragen.
So bleibt das System dauerhaft wirksam – und der erreichte Qualitäts- und Kostenvorteil erhalten.
Große Betriebe
Stell dir einen gewachsenen Handwerksbetrieb vor – mit vielen kompetenten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und einer Geschäftsleitung, die sich über die Jahre verändert hat. Der Gründer ist längst im Ruhestand, eine mehrköpfige Geschäftsführung trägt die Verantwortung gegenüber den Gesellschaftern. Jetzt soll ein neues, einfaches Lagersystem kommen. Auf dem Papier klingt das nach einer reinen Organisationsaufgabe.
In der Praxis zeigt sich: Die eigentliche Aufgabe liegt nicht in der Planung, sondern darin, das Team mitzunehmen und die Arbeitskultur nachhaltig zu verändern. Es ist ein Change-Projekt.
In inhabergeführten, kleineren Betrieben genügt oft die Autorität des Inhabers, um ein neues Lagersystem einzuführen. Was der Chef entscheidet, wird akzeptiert, umgesetzt und loyal mitgetragen.
Fehlt diese zentrale Leitfigur, weil mehrere Geschäftsführer gemeinsam entscheiden, ist die persönliche Bindung eine andere. Dann ist es entscheidend, das Projekt von Anfang an gemeinsam mit den Mitarbeitern zu entwickeln und umzusetzen – auch mit den kritischen Stimmen. So werden aus Vorbehalten echte Verbesserungen.
Für SHK- oder Fensterbaubetriebe mit rund 100 Mitarbeitern ist die Digitalisierung des Materialstamms wegen des oft mehrere tausend Artikel umfassenden Sortiments ein wertvolles Projektergebnis. Regelmäßig benötigtes Standardmaterial und individuell bestellte Kommissionsware werden intelligent und digital miteinander verzahnt. Die dafür nötigen Prozesse und die passende Lagerstruktur entwickeln wir im Projekt.
Ein erfolgreicher Neustart beginnt mit der erprobten Projektcharta. In einem Workshop mit Geschäftsführung, Lageristen, Projektleitern, Werkstattmitarbeitern und Monteuren legen wir Ziele, Anforderungen, Risiken und Meilensteine des Lagerprojekts gemeinsam fest. Dabei kommen auch die Sorgen derjenigen auf den Tisch, die täglich mit dem Lager arbeiten.
Die Charta schafft Transparenz, fördert die Akzeptanz und gibt dem Projektleiter die nötige Rückendeckung. Sie wird allen Mitarbeitern zugänglich gemacht und öffentlich ausgehängt. So wissen vom Geschäftsführer bis zur Verwaltungskraft alle, worum es geht, warum das Projekt durchgeführt wird und was von ihnen erwartet wird. Besonders wichtig ist, dass auch die Wortführer unter den Skeptikern dabei sind. Oft tragen gerade sie die Begeisterung für das neue Lager nach dem Workshop in die Belegschaft.
Weil viele ERP-Programme die Lagerprozesse nicht vollständig abbilden, begleitet in großen Betrieben meist ein IT-Projekt die Umsetzung. Ziel ist, dass die physischen Lagerprozesse und die digitale Lagerverwaltung sauber mit eurem ERP-System zusammenspielen. Dafür empfehlen wir bei Bedarf einen erfahrenen Schnittstellen-Spezialisten.
Doris Paulus hat eine 6-jährige Ausbildung in Transaktionsanalyse zur Change-Management-Beraterin absolviert.
In dieser Zeit ist das Paulus-Lager® System entstanden, und sie hat tiefes Know-how in der Leitung von Change-Projekten und der Führung von Mitarbeitern in fremden Betrieben aufgebaut. Viele dieser Interventionen sind in das Paulus-Lager® Projekt eingeflossen und laden deine Mitarbeiter ein, zu Mitgestaltern zu werden. Das ist ein entscheidender Erfolgsfaktor.
Paulus-Lager® ist die sichere Lösung für Betriebe, die Struktur dauerhaft behalten wollen. Wir planen euer Lager und sorgen dafür, dass die Mitarbeiter mitmachen, Strukturen mitentwickeln und du als Chef wirklich entlastet wirst.
Das neue System baut ihr als Team in einer einzigen Strukturprojektwoche auf. Für viele Betriebe ist das die beste Teambuilding-Woche des Jahres. Denn: Was man gemeinsam aufgebaut hat, zerstört man nicht.
Der Unterschied zu klassischen Beratungsprojekten liegt im Vorgehen: Auf das Bauhandwerk spezialisierte Experten bringen alle notwendigen Lagerprozesse als Vorschlag mit. Die sonst übliche aufwendige Analyse fällt dadurch deutlich kürzer aus. Die folgenden Schritte stimmen wir bei der Umsetzung auf euren Betrieb ab.
Prozessdefinition: Am ersten Projekttag legen wir gemeinsam mit Geschäftsführung und Führungsebene die strukturierten Lager- und Arbeitsvorbereitungsprozesse neu fest. Am zweiten Tag kommen die Projektleiter dazu, weil der Materialfluss bei ihnen mit der Bestellung beginnt. Danach erstellt ihr eine betriebseigene Artikelliste, deren Erfassung auf mehrere Personen verteilt wird. Kann euer ERP-System das nicht abbilden, setzen wir dafür eine spezielle Lager-Software ein.
Lagerplanung: Wir planen eine effiziente Regalaufstellung, nach Möglichkeit mit vorhandenen Regalen – oft auf mehreren tausend Quadratmetern. Standardisierte Lagerarten werden nach Effizienz in den Grundriss eingeplant. Die Mitarbeiter für das Strukturprojekt werden namentlich festgelegt.
Strukturprojekt: Viele Mitarbeiter helfen, die Artikel methodisch neu einzuräumen und digital zu erfassen. Je nach Größe, zum Beispiel bei zwei Hallen, kann es mehrere Strukturprojekte geben. Die Artikelliste wird durch das Know-how der Belegschaft ergänzt. Meist sind nicht alle Mitarbeiter im Projekt eingesetzt; für alle anderen gibt es einen Schulungsplan.
Lagerpflege: Verantwortliche für die Lagerpflege werden benannt und ihre Aufgaben festgelegt. Alle Lagerprozesse werden dokumentiert. Eine digitale Kontrolle und passende Verfahrensanweisungen werden eingeführt, auf Wunsch zusätzlich nach DIN ISO. Im Regelbetrieb wird das Lager erst wöchentlich, später monatlich digital inspiziert.
Fällt eine Inspektion aus, wird die Geschäftsführung automatisch per E-Mail informiert. So bekommt sie mit, was sonst unbemerkt bliebe, kann nachfragen und die Ursache abstellen.
Wo bleibt die Zeit in deinem Betrieb? Wer einmal einen Tag lang mitzählt, wie oft Monteure und Werkstattmitarbeiter suchen, nachfragen oder zum Großhandel fahren, sieht schnell, wie viel Arbeitszeit nie beim Kunden ankommt.
Genau diese Zeit holt das Paulus-Lager® zurück. Sie fließt in Aufträge statt ins Suchen. Deine Mannschaft schafft mehr, ohne dass du neue Leute einstellen musst – in Zeiten knapper Fachkräfte ein echter Vorteil. Und lässt sich der Umsatz einmal nicht steigern, sinken stattdessen die Kosten.
Dazu kommen weitere Effekte: Projektleiter laufen nicht mehr ins Lager, sondern planen Umsatz. Der Einkauf sinkt, weil nichts mehr doppelt bestellt wird. Und Geld, das heute ungenutzt im Regal liegt, landet wieder auf dem Konto, sobald das Material abverkauft ist.
Wie groß der Effekt ist, hängt von deinem Betrieb ab – und er bleibt, solange die Lagerstruktur gepflegt wird. Was unsere Kunden nach dem Projekt selbst berichten, findest du unter Ergebnisse in Zahlen.
Die Einführung eines neuen Lagersystems in großen Betrieben ist mehr als ein technisches und planerisches Projekt. Es braucht einen Veränderungsprozess, der Werkstattmitarbeiter und Monteure in den Mittelpunkt stellt. Erst wenn Werkstatt, Monteure, Führungskräfte und Geschäftsleitung an einem Strang ziehen, entstehen nachhaltige Verbesserungen. Systematische Strukturen, transparente Kommunikation und praxistaugliche Lösungen sind der Schlüssel. Wer die sozialen Faktoren ernst nimmt und auf die Erfahrung der Mitarbeiter setzt, macht aus einem Lagerprojekt einen echten Wettbewerbsvorteil.
Kosten senken
In jedem Handwerksbetrieb steckt eine oft unentdeckte Goldgrube: das Lager. Mit dem Paulus-Lager® System erschließt du dieses Potenzial Schritt für Schritt und entlastest deinen Betrieb: bis zu 30 Stunden Zeitgewinn pro Woche für Inhaber und Führungskräfte, und schon nach wenigen Monaten sinken die Kosten spürbar.
Erkennst du eines der Symptome unten in deinem Betrieb wieder? Dann bleibt dieses Potenzial im Moment ungenutzt: Liquidität steckt fest, und deine Mitarbeiter werden im Alltag ausgebremst.
Deine Mitarbeiter werden es dir danken. Denn was sie sich wirklich wünschen, ist Unterstützung bei der Arbeit.
- Symptom: Projektleiter und Monteure prüfen das Lager per Sichtkontrolle. Beschriftet sind nur rund 300 Artikel, ohne Mengen. Niemand hat festgelegt, welches Material in welcher Menge vorgehalten wird. Bestellt wird nach Gefühl, die Liquidität steckt im Lager, der Platz reicht nicht, Material steht im Weg.
- Lösung: Feste MIN- und MAX-Mengen und Bestellkarten ersetzen die Sichtkontrolle. Niemand muss mehr tausende Artikel prüfen – ein wichtiger Gewinn in Zeiten knapper Fachkräfte.
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Symptom: Täglich fehlen Kleinteile, obwohl kontrolliert wird. Der Betrieb steht still. Chef und Projektleiter müssen eingreifen, kommen mit ihrer eigenen Arbeit nicht hinterher, Überstunden häufen sich.
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Lösung: Ein festgelegter Nachbestellprozess sorgt dafür, dass Kleinteile zuverlässig vorrätig sind. Die Führungskräfte erledigen wieder ihre eigentliche Arbeit.
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Symptom: Sichtkontrolle im Lager bei ca. 10.000 unbeschrifteten Artikeln. Niemand kennt Mengen oder definiertes Material. Die Liquidität steckt im Lager, Material liegt ungenutzt herum.
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Lösung: Jeder Artikel bekommt einen beschrifteten Platz und festgelegte Mengen. Ihr wisst, was da ist, und bindet nur so viel Kapital wie nötig.
- Symptom: Die BWA sieht gut aus, trotzdem fehlt am Monatsende Liquidität.
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Lösung: Mit einem klaren Restemanagement fließen Materialreste zurück in die Aufträge, werden wiederverwendet oder verkauft – Liquidität baut sich auf.
- Symptom: Der Projektleiter läuft ins Lager, um nachzusehen, was da ist, bestellt den Rest – und wenn der Auftrag starten soll, fehlt Material.
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Lösung: Die digitale Artikelliste zeigt jederzeit verlässlich, was verfügbar ist.
- Symptom: Die Verwaltungskraft will eine Rechnung schreiben, versteht die Materialbegriffe nicht, ruft den Monteur an, dann den Chef – und alle verlieren Zeit.
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Lösung: Der digitale Materialstamm schafft einheitliche Begriffe und erspart Nachfragen. Die Artikelliste zeigt klar, was bewirtschaftet wird. Rechnungen erstellt der Monteur direkt mobil.
- Symptom: Mitarbeiter fahren zum Großhandel, kommen zu spät zurück, die Stimmung ist schlecht.
- Lösung: Standardmaterial ist vorrätig. Fahrten zum Großhandel braucht es nur noch im Notdienst – und dann klappt es schnell.
- Symptom: Projektleiter kaufen Kleinteile und Standardmaterial, anstatt Umsatz zu planen.
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Lösung: Standardmaterial wird gesammelt nach Bestellkarten bestellt, die Verwaltung übernimmt das. Projektleiter planen wieder Umsatz.
- Symptom: Chef oder Projektleiter stehen selbst an der Warenannahme, packen Material aus und geben es an die Monteure.
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Lösung: Ein festgelegter Wareneingangsprozess mit klarer Zuständigkeit. Chef und Projektleiter bleiben bei ihren Aufgaben.
- Symptom: Chefs und Projektleiter bestellen abends von der Couch über die Lieferanten-App.
- Lösung: Entfällt. Du bist tagsüber entlastet und schaffst deine Arbeit in der regulären Arbeitszeit.
- Symptom: Projektleiter erledigen langwierige Retourenabwicklungen.
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Lösung: Ein festgelegter Retourenprozess, den die Verwaltung übernimmt.
- Symptom: Mitarbeiter suchen an mehreren Stellen gleichzeitig nach einem Teil.
- Lösung: Entfällt. Jedes Teil hat genau einen beschrifteten Platz.
Heb jetzt die Goldgrube Lager – für ein Lager, das dich und dein Team dauerhaft entlastet.