Schreinerin, Diplom-Ingenieurin Architektur, Unternehmerin seit 1999, ausgebildete Change-Management-Beraterin und Entwicklerin des Paulus-Lager® Systems.

Ich kenne beide Seiten: die Werkstatt, in der das Material fehlt, und den Schreibtisch, an dem die Kosten dafür auflaufen. Seit über 25 Jahren bringe ich beides zusammen – im kleinen Handwerksbetrieb genauso wie im Unternehmen mit 100 Mitarbeitern und mehr.

Der Start: ein Betrieb ohne Organisation

Im Juli 1999 übernahm ich die Schreinerei meines Vaters, einen Betrieb mit zehn Mitarbeitern. Einen Monat vor der Übergabe gingen die beiden Altgesellen in den vorgezogenen Ruhestand.

Mit ihnen ging das gesamte Organisationswissen. Der eine hatte die Werkstatt geleitet und die Mitarbeiter eingeteilt, der andere war für Lager und Beschaffung zuständig: Schrauben, Beschläge, Schleifpapier, Lack, Leim, Platten, Kanten und vieles mehr. Auch mein Vater war im Ruhestand. Ich hatte also einen Betrieb übernommen, dessen Organisation nur in den Köpfen von Menschen existierte, die nicht mehr da waren.

Der Alltag ohne System – kennst du das?

Drei-, viermal am Tag ging ich in die Werkstatt und stellte dieselben Fragen: „Ist das Material gekommen? Wo ist es hingeräumt worden? Liegt es auf der Hobelbank, hat Andreas es im Auto oder hat Konstantin es verräumt? Wo ist Konstantin heute – auf der Baustelle mit Markus? Ach nein, in der Berufsschule. Handy aus. Also nochmal zum Händler fahren und das Teil kaufen, damit du zum Kunden kannst!“

Meine Mitarbeiter schrieben ihre Materialwünsche auf Sperrholzreste, Schleifpapier und Latten und legten sie mir auf den Schreibtisch. Sie wollten gute Arbeit machen – es fehlte nur ein System, das sie dabei unterstützt.

Das Muster ist in jedem Betrieb dasselbe, nur der Maßstab ändert sich. In der kleinen Werkstatt sucht der Chef selbst. Im Betrieb mit 100 Mitarbeitern suchen viele Monteure gleichzeitig, Kolonnen warten auf Material, Fahrzeuge fahren doppelt zum Großhandel. Die Kosten dafür tauchen in keiner Rechnung auf, sie verschwinden in den Stunden.

Ich arbeitete 14 bis 16 Stunden am Tag, auch am Wochenende. Meine eigentliche Aufgabe als Inhaberin, Kunden und Aufträge zu gewinnen und den Betrieb zu führen, konnte ich erst nach Feierabend erledigen. Mir war klar: So geht es nicht weiter. Vom ersten Tag an suchte ich deshalb nach einem Weg, den Betrieb zu organisieren und mich selbst zu entlasten.

Die Lösung: Prozesse statt Kopfwissen

Der entscheidende Schritt war, das Wissen aus den Köpfen in klare Abläufe zu holen. Im Januar 2000 setzten wir das Konzept in meiner Schreinerei um. Danach ergänzte ich die fehlenden Prozesse zu einem Gesamtsystem. Meine Gesellen meldeten Lieferfehler ab sofort selbst, ich musste nicht mehr in die Werkstatt laufen. In einer Artikelliste, damals noch in Excel, waren alle Nachbestellartikel hinterlegt, und meine Bürokraft übernahm die Bestellungen. Die Bestellkarten druckten wir per Serienbrief aus und faxten sie an die Lieferanten. Heute erledigt das eine intelligente Software.

Das Ergebnis: Meine Arbeitszeit sank von rund 80 auf 50 Stunden pro Woche. In der Nachkalkulation zeigte sich, dass wir 25 % Zeitverschwendung eingespart hatten, weil niemand mehr suchte. Bei gleicher Mitarbeiterzahl machte die Schreinerei 25 % mehr Umsatz.

Und eines Tages legte mir meine Büromitarbeiterin die Kleinrechnungen zur Durchsicht vor, die ich vorher immer selbst vorschreiben musste. Auch die Kundendienstrechnungen rechnete sie jetzt selbstständig ab. Auf meine Frage, wie das plötzlich gehe, sagte sie: „Jetzt ist das doch einfach! Das Material steht in der Artikelliste, ich kann meine Arbeit ohne Rückfragen machen.“ Genau darum geht es: Aufgaben lassen sich delegieren, weil der Betrieb nicht mehr an einzelnen Personen hängt.

Vom eigenen Betrieb zur Beratung

Im Februar 2002 berichtete ich in der Fachzeitschrift dds (der deutsche schreiner) über unser Lagersystem – und bekam Anfragen von Kollegen, ob ich sie beraten könne. Das überraschte mich zunächst, denn ich ging davon aus, dass Betriebe mit Meisterbrief das an der Meisterschule gelernt hatten. Dann verstand ich: Materialwirtschaft im Handwerksbetrieb wird dort nicht gelehrt, und auch in meinem Studium kam sie nicht vor. Ich hatte ein Problem gelöst, das nahezu jeden Inhaber eines Handwerksbetriebs umtreibt.

2002 beriet ich den ersten Betrieb, 2003 bereits fünf, und war dafür 30 Tage bei laufendem Betrieb unterwegs. 2004 verkaufte ich die Schreinerei, um mich ganz auf die Beratung zu konzentrieren.

Der Schritt ins SHK-Handwerk

2007 meldete sich der erste SHK-Betrieb: Jürgen Pillipp aus Erlangen, meiner Heimatstadt. Am Telefon stellte sich heraus, dass er mit meiner Schwester gelernt hatte und sich unsere Väter aus der Kreishandwerkerschaft kannten. Gelesen hatte er von mir in einem Handwerksblatt.

SHK hat anderes Material und eine andere Kultur – das merkte ich spätestens, als ich Stangenlager aus Tischlereien statt Rohrlager zeigte. Nach wenigen Projekten hatte ich einen soliden Bestand an SHK-Beispielen aufgebaut.

Heute: das Paulus-Lager® System

Je nach Gewerk bewirtschaften Betriebe unterschiedlich viele Standardartikel: Tischler rund 1.200, Dachdecker etwa 900, SHK-Betriebe ab ca. 2.000. Deshalb sind heute rund 80 % unserer Kunden SHK-Betriebe aller Größen. Dabei gilt: Je breiter der Artikelstamm, desto störungsärmerer der Betriebsablauf und desto höher die Lieferfähigkeit, denn fehlendes Material verursacht schnell hohe Ausfallkosten.

Ein Lagersystem ist dabei nie nur eine Frage von Regalen. Es funktioniert nur, wenn die Mitarbeiter es im Alltag mitmachen. Deshalb verbinden wir Lagerorganisation, Bestellprozesse und Software mit Change Management: Wir arbeiten vor Ort mit deinem Team und führen das System so ein, dass es bleibt.

Als Meister merkst du das auf der Baustelle: Das Material ist da, wenn du es brauchst, und niemand fährt mehr extra zum Großhandel. Als Geschäftsführer siehst du es in den Zahlen und in der Organisation: weniger Suchzeit, weniger Eilbestellungen, planbare Bestände und Abläufe, die nicht von einzelnen Personen abhängen.

Irgendwann sagte ein Kunde in der Beratung: „Frau Paulus, Sie machen nicht einfach Lageroptimierung – Sie haben ein vollständiges System entwickelt!“ So entstand der Name Paulus-Lager®, heute eine Marke für die Materialbewirtschaftung im Bauhandwerk.

In den letzten 25 Jahren haben mein Expertenteam und ich über 400 Materiallager im Bauhandwerk optimiert und über 8.000 Mitarbeiter geschult.

Lernen wir uns kennen

Ob du einen Betrieb mit zehn oder mit hundert Mitarbeitern führst: Wenn du dich in dieser Geschichte wiedererkennst, freue ich mich auf ein Gespräch. Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir gemeinsam, wo in deinem Lager das größte Potenzial steckt.