Lageroptimierung: 50 Tipps zur Lageroptimierung von Bauhandwerksbetrieben

1. Tägliche Suche nach Material, das schon geliefert wurde

Warenannahme
Sie ärgern sich regelmäßig über die unausgepackten Pakete, die dauernd am Eingangs-bereich als Stolperfallen stehen? Material wird gesucht, dabei ist es schon seit Wochen im Haus und niemand weiß davon oder hat es ausgepackt? Womöglich wurde es bereits wieder bestellt?

Lösung:

Materialannahme
Die beste Lösung ist, im Betrieb einen defi nierten Platz als Materialannahme einzurichten. Dies ist eine kleine Arbeitsplatte, die, mit verschiedenen Werkzeugen wie Cutter, Blechschere, Edding usw. bestückt, im Anlieferungsbereich zu montieren ist. Hier wird alles Material bis zum Verräumen an den festgelegten Lagerort abgelegt.

Zuständiger
Legen Sie fest, wer für die Pflege verschiedener Lagerbereiche zuständig ist und lassen Sie das Material von ihm laufend einräumen.

Materialkontrolle
Legen Sie fest, nach welchen Kriterien die Qualität noch in Gegenwart des Lieferanten geprüft und abgezeichnet werden darf.

2. Geliefertes Material kann keinem Auftrag zugeordnet werden

Kommissionen verwalten
Wem ist nicht schon mal im Tagesgeschäft eine kleine Lieferung untergegangen, die nur mit großem Aufwand und Ärger wieder beschafft werden konnte? Wenn das so ist, ist es höchste Zeit, Ihre Kommissionslager zu klären.

Lösung:

Beschriften mit Kommission
Wichtig! ALLE Materialien, die für eine Kommission angenommen werden und nicht bis 1-2-3 den Baum hoch sind, erhalten sofort mit Filzschreiber die Kommissionsbezeichnung, damit sie einwandfrei wiederzuerkennen sind.

Bestellen Sie immer mit Kommissionsnummer
Viele Lieferanten müssen Sie erst dazu bewegen, Ihre Kommissionsnummer auf dem Lieferschein unterzubringen. Sobald dies geschehen ist, ist der Materialfluss für Sie gesichert.

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3. Geliefertes Material steht im Weg und muss laufend umgeräumt werden

Kommissions-Eingangslager
Genauso nervig und höchst zeitaufwändig ist es, wenn Sie erst alle möglichen Paletten oder empfindliche Ware auf die Seite schaffen müssen, um an Ihre Arbeit, d.h. an Ihr Material zu gelangen. So verschwenden Sie zukünftig keine Zeit mehr:

Lösung:

Kommissionsregal
Hier wird alles Material, das für Kommissionen bestellt wurde, untergebracht. Achten Sie darauf, dass Sie diesen Lagerort nach einer für Sie sinnvollen Systematik einteilen für die leichte Wiederauffindbarkeit. Dies ist der Lagerort für das Kommissionsmaterial bis zur Verwendung.

Kommissions-Lagerarten
Legen Sie fest, für welche Materialien ein Eingangslager benötigt wird. Je nach der Häufigkeit der in Ihrem Betrieb benötigten Materialien kann dies in unterschiedlichen Größen sein.

4. Mitarbeiter nehmen in der Werkstatt Material an, wissen nicht, was kommt und können es nicht prüfen

Bestellabläufe
Können Ihre Mitarbeiter bei der Entgegennahme eines Paketes prüfen, ob es richtig, vollständig und pünktlich ist? Wenn nein, sollten Sie es sofort ändern. Dazu folgende Tipps:

Lösung:

Bestellungen an die Werkstatt geben
Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter immer wissen, welche Bestellung offen ist und wann geliefert werden sollte. Bestellen Sie also schriftlich.

Liefertermin bestimmen
Sie legen in Absprache mit Ihrem Lieferanten fest, wann Liefertermin ist. Geben Sie diese Information unbedingt an die Werkstatt weiter.

Liefertermine prüfen
Legen Sie fest, wer in der Werkstatt dafür verantwortlich ist, regelmäßig (am besten täglich) alle Liefertermine zu checken und notfalls beim Lieferanten nach zu telefonieren. Übrigens: Das ist weder der Chef, noch jemand anderes aus dem Büro, es sei denn, es gibt einen Einkäufer.

5. Um Material zu bestellen, muss erst in der Buchhaltung oder im Kundenprojekt der Lieferant herausgesucht werden

Standard-Lieferantenliste erstellen
Kaufen Sie auch bei jedem Außendienstler ein, der bei Ihnen zur Tür hereinpurzelt? Überlegen Sie lieber vorher, ob es auch der Lieferant Ihres Vertrauens ist, den Sie brauchen.

Lösung:

Lieferantenliste erstellen
Legen Sie Ihre Standard-Lieferanten fest. Wechseln Sie nur maximal alle 6 Monate Ihre Lieferanten. Da der Materialeinkauf nur ein Drittel der Kosten am Auftrag ausmacht, ist es effektiver, die Zeit für die Anfragen zu sparen. Da Ihr Lieferant jetzt einen deutlich höheren Umsatz mit Ihnen macht, können Sie gute Konditionen wie z.B. Skonto verhandeln. Erfassen Sie auf dieser Liste alle Kontaktdaten, damit Ihre Mitarbeiter selbständig bei Problemen Kontakt aufnehmen können.

6. In den Regalen liegen Standardmaterial und Kommissionsmaterial gemischt und was man braucht, fehlt!

Standard-Artikelliste aufbauen Teil 1
Wie oft räumen Sie in Ihrem Betrieb jährlich auf? Wenn Sie schon aufräumen, so tun Sie dies mit nachhaltigem System. Klären Sie ein für alle Mal, wozu welches Material gehört.

Lösung:

Standardmaterial
Dieses Material MUSS immer auf Lager sein, damit Sie permanent arbeiten können, also genau überlegen, was bei Ihnen Standard ist. Sie können auch die Rechnungsordner vom letzten Jahr zu Hilfe holen oder sich vom Lieferanten Excel-Listen über Ihre Umsätze im letzten Jahr senden lassen. Die Mindestmenge soll für 1 Woche Arbeit ausreichen.

Kommissionsmaterial
Dieses Material wird für einen Kunden eingekauft und ist nach dem Auftrag übrig. Kommissionsreste: Dieses Material kann entweder ins Standardmaterial mit aufgenommen werden, dem Kunden geschenkt werden oder es ist ABFALL!

Raus damit, denn der Kunde hat es bereits bezahlt! Vergolden Sie keinen Abfall, indem Sie Suchzeiten drum herum aufbauen.

7. Die Nachkalkulation macht der Meister oder Arbeitsvorbereiter statt der Verwaltung

Standard-Artikelliste aufbauen Teil 2
Sorgen Sie mit Ihrer Artikelliste für Struktur und Ihre Entlastung im Betrieb.

Lösung:

Kalkulations-Preisliste
Diese Artikelliste wird mit allen Einkaufspreisen versehen. Damit haben Sie alle relevanten Daten für die Vor- und Nachkalkulation zur Hand.

Endkunden-Preisliste
Ihre Mitarbeiter können zukünftig selbstständig Standardmaterial verkaufen und Rechnungen zusammenstellen, dazu werden einfach die Einkaufspreise mit Faktoren versehen. Sie sparen also viel Arbeitszeit bei Kleinrechnungen.

Nachkalkulation
Sofern Ihre Mitarbeiter auch nur halbwegs realistisch ihr benötigtes Material notieren, können Sie von der Verwaltung, ohne Ihre Mitarbeit, die Nachkalkulation zeitnah durch-führen lassen: Sie können ja auf Ihre Preise des Standardmaterials zurückgreifen.

8. Die Materialregale sind unbeschriftet und das Material liegt an mehreren Stellen im Betrieb

Standard-Artikelliste aufbauen Teil 3
Achten Sie darauf, Ihre Bestandsberge im Betrieb abzubauen. Vermeiden Sie Suchzeiten beim Material, indem Sie Ihre Regale pingelig beschriften und in Ordnung halten.

Lösung:

Beschriftung
Alle Standardmaterialien werden so beschriftet, dass jeder am Regal ablesen kann, wann er die Mindestmenge unterschreitet und die Bestellung auslösen muss. Durchführen kann die Bestellung dann Ihr Büro ohne Ihr eigenes Zutun, denn Sie haben bereits vorher festgelegt, was, wo und wie viel bestellt wird.

Inventurliste
Erfassen Sie immer die Lagerorte der Materialien mit, damit stellen Sie sicher, dass die Liste als Inventurliste verwendet werden kann. Sie haben später die Inventur damit ruckzuck fertig.

Aufbau Artikelliste
Mit dieser Artikelliste legen Sie heute schon fest, welches Ihre zukünftigen Standardmaterialien sind. Damit legen Sie auch den Grundstein für rationelles Arbeiten in der Arbeitsvorbereitung.

9. Nur zweimal im Jahr aufräumen (vor Weihnachten und vor dem Sommer-urlaub)

Struktur-Projekt vorbereiten
Ist in Ihrem Betrieb auch schon mal ein Kobold unterwegs? Sie kennen den Effekt: Ein Mitarbeiter greift in eine Kiste und schon ist sie leer. Wer war‘s? Der Kobold. Und wieder dürfen die Mitarbeiter zum Großhändler fahren… Keine Sorge, der Kobold lässt sich wirksam und nachhaltig vertreiben.

Lösung:

Materialgruppen
Prüfen Sie, welche Materialgruppen immer vorhanden sein sollten und beachten Sie auch z.B. Verbrauchsmaterial wie Leuchtmittel, Sicherungen usw. Ordnen Sie Materialien immer an ihrem Verbrauchsort an.

Lagerorte
Prüfen Sie, welche Materialgruppen immer vorhanden sein sollten und beachten Sie auch die echten Verarbeitungsorte. Manchmal muss ein Material raus aus dem Magazin, wenn es an anderer Stelle verarbeitet wird.

Arbeitszeiten
Oft brauchen Sie mehrere Tage für ein Struktur-Projekt, deshalb mit den Mitarbeitern die Arbeitszeiten vorher klären.

10. Nach dem Aufräumen sieht es schnell wieder chaotisch aus und Ihre Mitarbeiter brauchen zu lange für die Aufträge

Nach dem Struktur-Projekt: Paulus-Lager®aufbauen
Wie oft räumen Sie in Ihrem Betrieb jährlich auf? Wie lange hält dies vor? Die Lösung liegt in dem System, das nach dem Aufräumen kommt, wenn eins kommt!

Diese Arbeits- und Aufräumzeiten können zukünftig ersatzlos gestrichen werden.

Lösung:

Erstellen Sie Ihr eigenes systematisches Standardlager. Damit Ihnen das wirklich wichtige Standard-Material, das Sie in Ihrem Betrieb immer brauchen, um fertigen zu können, nicht ausgeht, bekommt jedes einzelne Standardmaterial EINEN (also genau einen einzigen) definierten Ort, an dem es zu finden ist. Es werden ausschließlich Materialien eingelagert, die in der internen Artikelliste erfasst sind.

Beschriftung
Anschließend werden ALLE Standardmaterialien so beschriftet, dass jeder ablesen kann, wo es liegt und wann er die Mindestmenge unterschreitet und die Bestellung aus-lösen muss. Nutzen Sie dazu Ihre Artikelliste und erstellen Sie einen Etikettendruck in Word im Serienbriefverfahren.

11. Im Regal liegen Materialien und Maschinen herum

Lösung:

Standard-Artikellager planen
Planen Sie von vornherein Ihr Artikellager: Material von Handmaschinen trennen. Die Standard-Materialregale sind streng (!!!) von Handmaschinen und Werkzeugen zu trennen, sonst haben Sie in kürzester Zeit wieder Chaos.

Material für bestimmte Maschinen
Ausnahme zur obigen Regel: Material, das an bestimmte Maschinen gebunden ist, darf zusammen gelagert werden (Klammern und Klammergerät). Dieses Material bekommt z.B. einen Hauptlagerort im Magazin und die angebrochenen Schachteln stehen neben der Maschine.

Aufbau des Kleinteilelagers
Wie ein Keksregal im Supermarkt: Von vorne sichtbar immer nur eine Sorte, der Ersatz dahinter, etwas anderes daneben. Nichts Verschiedenes auf- oder hintereinander stellen und legen.

12. Eingangsmaterial, Ausgangsmaterial und Reste liegen gemischt herum

Kommissionswaren Ausgangslager
Wie sind Ihre Lager derzeit eingeräumt? An Suchzeiten ersticken viele Betriebe, denn die Summe macht es! Wie Sie zukünftig solche, sicherlich nicht einkalkulierten Zeiten vermeiden, erfahren Sie hier.

Lösung:

Kommissions-Ausgangslager
Jede Materialart, die an Kunden geliefert wird, benötigt einen Kommissionsplatz. Häufig ist dieser aber nicht vorgesehen. Dies kann wieder alle Materialarten betreffen, z.B. Stangen, Stäbe, Großteile usw.

Kleinteile
ALLE Kleinteile, die zwischen Materialeingang und Lieferung nicht bewegt werden, blei-ben im Kommissions-Eingangslager für Kleinteile liegen und werden bei Lieferung dort entnommen.

Paletten
Alles, was auf Paletten mit dem Stapler bewegt werden kann, sollte ins Palettenregal oder auf einen am Boden fest defi nierten Palettenplatz. Dieser Ort wird als Kommis-sionslager gekennzeichnet und ALLE Teile, die dort eingelagert werden, erhalten eine deutlich lesbare Kommissionsnummer.

13. Konto ist leer und Werkstatt mit Material platzt aus allen Nähten

Lösung:

Beschaffungskosten einsparen
Sorgen Sie dafür, dass Ihre Kosten im Materialbereich drastisch gesenkt werden. Dafür sind eingesparte Beschaffungskosten sehr wichtig.

Lieferkosten
Wählen Sie Lieferanten, die Sie kurzfristig (wöchentlich) beliefern können. So sparen Sie sich erhebliche Zinskosten und sind liquide. Einiges der etwas höheren Preise können Sie abfangen, indem Sie fristgerecht skontieren – das macht Sie heute zum VIP-Kunden, die meisten Lieferkosten sind ein Klacks im Vergleich zu den Kontokorrent-Zinsen. Kau-fen Sie nur noch für 2 Wochen Material.

Faustregel
Der Lagerbestand (fertige und unfertige Ware nicht mitgerechnet) sollte niemals mehr als das Doppelte Ihres monatlichen Materialeinsatzes betragen. Besser nur die Höhe Ihres monatlichen Materialeinsatzes, sonst sind die Finanzierungskosten zu hoch. Dafür ist die Standardisierung mittels Artikelliste eine Voraussetzung.

14. Beim Sonderangebot zuschlagen, um Geld im Einkauf zu sparen

Lösung:

Eigenfinanzierung durch Lageroptimierung
Haben Sie auch „zuviel Material im Lager?“ Wenn es nicht zu alt ist, ist es eine hervor-ragende Quelle der Stärkung Ihres Kontokorrent. Prüfen Sie Ihr Einkaufsverhalten und Ihre Kontokorrent-Entlastung.

Vorfinanzierung
Materialien, die jederzeit beschaffbar sind, sollten nicht jahrelang im Voraus eingekauft werden. Bei zum Beispiel einem Kontokorrent von 13,5 Prozent und einem Preis von 15.000,- Euro haben Sie im Jahr ca. 2.000,-Euro Zinskosten plus der Kontokorrent liegt mit 17.000,- Euro künstlich zu tief. Daraus kann sehr schnell eine Insolvenz wegen Zah-lungsunfähigkeit werden, wenn Sie noch ein paar verzögerte Zahlungen von Kunden haben. Für diese Zinskosten können Sie spielend leicht höhere Einkaufskosten in Kauf nehmen und sind liquider.

Bestandsabbau
Sorgen Sie dafür, dass Sie überfl üssige Bestände aufbrauchen. Oft wurden beim Struktur-Projekt schon palettenweise verschollenes Material gefunden, welches den Einkauf bis auf weiteres drastisch senkte.

15. Neue Mitarbeiter oder neue Positionen sorgen für Chaos

Langjähriger Umgang mit dem Paulus-Lager®
In manchen Betrieben beginnt sich einige Jahre nach der Einführung des Paulus-Lagers® wieder der alte Schlendrian einzuspielen. Es werden Reste gehortet, die nach Ablauf der Aufträge längst entsorgt gehören und es gibt wieder gemischte Kisten in den Standardregalen.

Forscht man nach den Ursachen, werden folgende Gründe offensichtlich:
Es gibt neue Mitarbeiter im Betrieb. Eklatant ist der Wechsel von Mitarbeitern in der Arbeitsvorbereitungs- oder Meisterposition. Die neuen Werkstattmeister oder Altgesellen haben das Struktur-Projekt nicht miterlebt und verfallen in alte Vorgehensweisen. Es wäre eine Katastrophe für den bereits optimierten Betrieb, wenn die geschulten Mitarbei-ter dieser Führungskraft dem Wunsch, das gewohnte Chaos wieder aufzubauen, nachgeben würden.

Dabei wird oft übersehen, dass die Arbeitsplätze im Betrieb, aus dem er oder sie kommt, abgebaut wurden, weil dank des Chaos schlecht gewirtschaftet wurde. Deshalb wäre es eine Katastrophe für den bereits optimierten Betrieb, wenn die geschulten Mitarbeiter dieser Führungskraft dem Wunsch, das gewohnte Chaos wieder aufzubauen, nachge-ben würden.

Lösung:

Am besten bekommt der neue Kollege einen Paten zugewiesen, den er alle Dinge rund ums Paulus-Lager® und alle anderen Betriebsstrukturen fragen kann.

16. Material von Lieferanten und Monteuren steht im Eingangsbereich herum

Pufferflächen einplanen
Haben Sie die Möglichkeit, „ein bisschen Material“ bis zum Wegräumen in der Werkstatt stehen zu haben, ohne dass andere gleich räumen müssen? Lesen Sie, wie Sie das Problem der ewig verstellten Fläche und Maschinen in den Griff bekommen werden.

Lösung:

Eingangspuffer
Alle Materialien, die Sie in der internen Artikelliste erfasst haben, müssen darauf geprüft werden, ob sie eine Pufferfläche als Eingangslager benötigen und wie diese gestaltet sein muss. Überall dort, wo Material Maschinen oder Wegeflächen verstellt, ist einfach vergessen worden, Pufferflächen zu planen.

Baustellenrückläufe
Eine gerne vergessene Spezialfläche ist dabei der Puffer für Baustellenrückläufe. Dort darf alles hingeknallt werden, was schnell zurückkommt, damit die Monteure schnell wieder ausrücken können. Ist der Stress vorbei, wird aufgeräumt – von den Monteuren.

17. Der Inhaber versucht selbst, den Betrieb laufend ordentlich zu halten

Zuständigkeiten schaffen
Ist es Ihnen schon passiert, dass Sie in der Werkstatt ein Chaos sehen? Hier einige Tipps, wie Sie andere für Ihren Ärger zuständig machen und das Kindermädchen-Dasein aufgeben.

Lösung:

Zuständigkeitsbereiche
Jeder Mitarbeiter bekommt seinen eigenen Zuständigkeitsbereich. Es ist Ihnen persönlich also zukünftig herzlich egal, wer das Chaos veranstaltet, Sie sprechen den Zustän-digen darauf an und der hat sich darum zu kümmern.

Beschriften
Damit Sie auch dieses Verhalten immer einfordern können, werden die Zuständigkeiten genau beschrieben und ausgedruckt gut lesbar an die Wand gehängt.

18. Mitarbeiter halten sich nicht an die Lager-Vorgaben

Lösung:

Gegenseitige Verpflichtung
Manche Menschen vergessen, dass zusammen arbeiten ein gegenseitiges Geben und Nehmen bedeutet. In der Selbstverpflichtung müssen beide Seiten zum Gelingen etwas dazutun. Selbstverpflichtung Mitarbeiter: Stellen Sie sicher, dass jeder sich an die neue Ordnung hält. Vereinbaren Sie zum Beispiel, dass sich die Mitarbeiter während der Arbeitszeit daran halten, die Ordnung aufrecht zu erhalten. Verpflichten Sie Ihre Mitarbeiter dazu, andernfalls freiwillig in der unbezahlten Freizeit die notwendige Ordnung wieder-herzustellen.

Selbstverpflichtung Chef
Versprechen Sie Ihren Mitarbeitern, die notwendigen Spielregeln von Ihrer Seite ein-zuhalten, damit diese ihre Kontrollarbeit zum Beispiel beim Wareneingang erledigen können. Verpfl ichten Sie sich auch dazu, sich an in der internen Artikelliste festgelegte Bestellmengen zu halten. Erlauben Sie Ihren Mitarbeitern für die Lagerpfl ege ein bestimmtes, angemessenes Zeitlimit, damit die Lager in Schuss bleiben. Durch die Wegnahme von Suchzeiten sind sie sowieso sehr viel schneller als vorher.

Nur wenn Sie sich als Vorbild an die getroffenen Verpfl ichtungen halten, werden sich Ihre Mitarbeiter zuverlässig darauf einlassen.

19. Restelager laufen über, obwohl Regeln dafür bekannt sind

Lösung:

Spielregeln für Reste
Spielregel: ALLE Materialien, die es verdienen, eine Restedefi nition zu erhalten, wer-den in getrennten Restelagern gesammelt und die Spielregel dazu wird ausgedruckt und gut lesbar an die Wand gehängt.

Beschriften: Legen Sie fest, dass gleich beim Einstellen der Reste die Größen be-schriftet werden müssen. So wird nur einmal darauf geschaut, anstelle dass zig Teile in die Hand genommen und einzeln (von jedem Mitarbeiter aufs Neue) ausgemessen werden, bevor er etwas findet.

20. Das Material steht an unvermuteter Stelle und wird nicht gefunden

Kommissionswaren Ausgangslager Großteile
Ihre Mitarbeiter fi nden das Material nicht, wenn sie morgens vom Hof sollen? Die Teile, die Sie benötigen, können Sie im Regal nicht finden? Das lässt sich alles regeln.

Lösung:

Paletten
Alles, was auf Paletten mit dem Stapler bewegt werden kann, sollte ins Palettenregalla-ger. Dieses wird als Kommissionslager gekennzeichnet und ALLE Teile, die dort eingela-gert werden, erhalten wieder einen von unten deutlich lesbaren Kommissionsaufkleber.

21. Lagerort für Eingangs- und Retourenmaterial nicht genau festgelegt

Kommissionswaren-Eingangslager Kleinteile
Verschenken Sie Suchzeiten beim Aufl aden, wenn Sie auf der Jagd nach dem Kleinteil alle Mitarbeiter durchfragen? Sparen Sie das einfach ein.

Lösung:

Kleinteile
ALLE Kleinteile, die zwischen Materialeingang und Lieferung nicht bewegt werden, blei-ben im Kommissions-Eingangslager für Kleinteile liegen und werden bei Lieferung dort entnommen. Dies ist der defi nierte Lagerort für Kleinteile bis zur Verwendung.

Retouren
Alles, was aus irgendwelchen Gründen an Ihren Händler zurückgeht, wird im Kommissionslager extra verwahrt. Ein solcher defi nierter Ort ist notwendig, da sonst sogar wegen Rückgaben oder Reklamationen noch das Suchen angefangen wird.

22. Zum Lackieren demontierte Kleinteile sind nicht auffindbar

Kommissionswaren-Ausgangslager Kleinteile
Steigen in Ihrem Betrieb die Adrenalinspiegel aller Beteiligten, wenn es ans Aufladen geht und die Kleinteile fehlen? Dann können Sie über eine Änderung nachdenken:

Lösung:

Kleinteile im Ausgangslager
ALLE Kleinteile, die nach der Herstellung oder Bearbeitung für einen Auftrag zusammengestellt wurden, werden ins Ausgangslager gelegt. Dort bleiben sie bis zum Laden, denn dies ist der defi nierte Lagerort für diese Kleinteile.

So finden Ihre, aber auch die Mitarbeiter Ihres Subunternehmers die von ihnen benötigten Teile automatisch, ohne bei Ihnen nachfragen zu müssen.

23. Nützliche Materialreste werden nicht sauber strukturiert

Ehemalige Standard-Materialien
Immer wieder fragen mich besorgte Inhaber, was ich wohl mit ihren vielen Materialien anstellen wollte, die sie in mühsamer Kleinarbeit gesammelt haben, um sich heute in diesen Bergen letztlich nicht mehr auszukennen.

Dazu muss man wissen, dass das im Betrieb befi ndliche Material in verschiedene Ma-terialgruppen strukturiert werden muss. Eine wichtige Gruppe ist dabei das ehemalige Standard-Material.

Lösung:

Ehemaliges Standard-Material ist Standard-Material, welches jahrelang verarbeitet wurde
Dazu zählen nicht Materialien, die speziell für einen Kunden eingekauft, und nur dort verwendet wurden. Ein typisches Beispiel hierfür sind Artikel die langjährig verwendet und eingesetzt wurden. Oft sind diese Artikel sehr lange in unveränderter Form verarbeitet worden, jedoch wurden sie schleichend, fast unbemerkt von technisch weiterentwickelten Produkten und Systemen abgelöst. Die alten Systeme werden weiter aufbewahrt, da die damaligen Kunden wiederkommen könnten und ein defektes Teil ausgetauscht haben. Wenn Sie dann noch einen Artikel austauschen können (weil Sie die Teile ja nach dem Struk-tur-Projekt endlich finden), dann haben Sie einen echten Stein im Brett bei Ihren Kunden.

Dies ist natürlich eine hervorragende Chance zur Pflege des StammKundenkontaktes und für einen Wiederverkauf. Oft ist es jedoch besser, diese veralteten Systeme aus der Fertigung verschwinden zu lassen, da der Aufwand, sie zu pflegen, oft höher ist, als ihr Nutzen. Der Kunde ist gerne bereit, Geld für den Artikel zu zahlen. Den Preis für die jahrelange Lagerung ist er jedoch meist nicht bereit zu zahlen.

24. Der schlimmste Materialstrom mit den größten Suchzeiten

Übrig gebliebene Kommissionsteile
Wenn ein Artikel von der Baustelle zurückkommt, muss unterschieden werden, ob es ein Standard-Material ist, das ins Lager zurück darf, oder ob es angebrochenes Material ist. Häufi g hat dazu zum Feierabend kein Mitarbeiter mehr Lust, sich ausgerechnet mit diesen unklaren Materialien abzumühen. Deshalb werden diese Materialien ungefiltert ins Regal gestopft.

Leider hat der Mitarbeiter in diesem Moment das Material dem Produktionskreislauf entzogen: Alle anderen Kollegen im Betrieb wissen nichts davon und werden es kaum finden. Dafür suchen sie in diesem Lagerspeck nach den Materialien, die sie wirklich brauchen. Der Mitarbeiter hat also Suchzeiten in den Betrieb eingelagert.

Lösung:

Fazit: Es hilft nur eines, nämlich klare Entscheidungen!
Jeder Betrieb, der seine Standardartikel kennt, kann alle anderen problemlos definieren als: Abfall, Geschenk an den Kunden, Geschenk an den Mitarbeiter oder – bei Fehllieferungen -> Rückgabe an den Lieferanten.

Und bei dem Gedanken an die Suchzeiten hilft nur eines: Raus aus dem Betrieb!

25. Gängiges Material verursacht Beschaffungsfahrten

Fehlbestände
Beliebtes Gegenstück zum Überbestand ist der Fehlbestand. Schließlich ist das der Grund, warum alle so hektisch durch die Gegend rennen. In dem Moment, in dem man merkt, dass Material fehlt, beginnt zunächst die Suche, anstelle sofort zu bestellen. Zu viele Personen suchen und werden aus der Arbeit gerissen. Es gilt: Die Kosten für Fehlbestände sind unbezahlbar!

Als nächstes wird der Chef oder Arbeitsvorbereiter überfallen und aus der Arbeit geris-sen. Wenn dieser dann Probleme beim Weiterarbeiten macht, geht dies auch noch auf das Konto des Fehlbestandes.

Jeder merkt spätestens jetzt: Die Kosten für Fehlbestände sind unbezahlbar.

Lösung:
Es hilft nur: Klarheit über die zu bevorratenden Materialien zu haben und mit ei-nem breiten Sortiment, aber niedrigem Bestand, dieses Material im Hause zu füh-ren. Dazu ist es unabdingbar, den eigenen Materialstamm zu defi nieren und zu beschriften. Hinzu kommt ein defi nierter Bestellablauf, der die Zeitkosten pro Bestellung massiv reduziert, dann ist sichergestellt, dass weder gesucht wird, noch Feuerwehraktionen stattfinden.

26. Material wird nach Abschluss des Auftrags nicht sofort aus dem Betrieb entfernt

Auslaufware
Immer wieder werden mir in den Struktur-Projekten Materialien gezeigt, die beim letzten Kundenauftrag übrig geblieben sind. Bei den Struktur-Projekten erklären Mitarbeiter, dass Materialien Reste sind und aufgebraucht werden und somit auslaufen.

Lösung:

Der Denkfehler liegt in der Definition der Materialherkunft
Auslaufware ist es nur dann, wenn es vorher Standard-Material war. Denn nur, wenn ein Artikel vom Händler technisch ausgetauscht wird, läuft der bisherige Artikel aus. Reste sind keine Auslaufware!

27. Regalbeschriftungen mit Edding

Beschriften
Wenn das Lager neu eingeräumt wurde, ist zunächst die provisorische Beschriftung mit Edding auf Tesa vorhanden. Diese dient nur dazu, den Platz zu markieren, ist aber für ein strukturiertes Lager unbrauchbar.

Lösung:

Deshalb wird sie schnellstmöglich ersetzt durch eine professionelle, selbst erstellte Beschriftung.

Diese Beschriftung enthält die Artikelbezeichnung im Klartext und die Mindest- und Maximallänge. Weder „hausinterne“ Bezeichnungen, noch Dialektbezeichnungen sind sinn-voll. Auch spezielle Händlerbezeichnungen und dessen Artikelnummern sind auf dem Ausdruck zu vermeiden. Je übersichtlicher, desto besser ist die Beschriftung lesbar.

Die Regalbeschriftungen sowie die Bestellkarten werden am besten auf Basis einer Artikelliste ausgedruckt.

28. Material wird in einem Betrieb, der CE-zertifiziert sein muss, nicht korrekt geprüft

Lösung:

Wareneingangsprüfung nach WPK
Die CE-Zertifizierung fordert eine durchgehende, werkseigene Produktionskontrolle (WPK), die mit der lückenlosen Dokumentation der Warenannahme beginnt. Leider interessiert sich niemand dafür, wie das Material den Betrieb wieder verlässt, weswegen manche Betriebe regelrecht „vollaufen“ und kostenmäßig „absaufen“.

Bei der Dokumentation der Warenannahme ist zu beachten, dass die Lieferscheine der Kommissionswaren getrennt von den Lieferscheinen der Standardartikel erfolgt. Denn diese Standardartikel, die für die Produktion notwendig sind, sind 5 Jahre (siehe BGB) aufzubewahren. Das bedeutet, das freie und ungebundene Leben eines Lieferscheins als Verleimhilfe findet ein langweiliges Ende im Sammelordner nach Jahrgängen.

29. Lieferscheine von WPK Material, in CE-zertifizierten Betrieben, werden mit anderen Lieferscheinen gemischt aufbewahrt

Lösung:

Wareneingangsprüfung durch Werkstattmitarbeiter
Wie bereits vorgestellt, ist zukünftig eine Wareneingangskontrolle im Rahmen der WPK (werkseigene Produktionskontrolle) Pflicht für alle Bauelemente-produzierenden Betriebe. Im Falle der Betriebe, in denen bereits der Materialstrom nach dem Paulus-Lager® organisiert wurde, bedeutet das, dass die Lieferscheine der Kommissionswaren getrennt von Standard-Materialien und WPK-Materialien aufbewahrt werden. Bei der Prüfung ist zu beachten, dass immer nur ein Mitarbeiter zuständig gemacht werden sollte. Es ist ein Unding, dass jeder Mitarbeiter in der Werkstatt aus Neugier Pakete aufreißt und in den Inhalten herumstöbert oder seine Materialien entnimmt und den Rest stehen läßt. Besser ist es, wenn nur ein einziger Mitarbeiter für diese Tätigkeit benannt wird, der sich dann ordentlich an die Abläufe hält.

30. Es wird nicht zwischen Warenannahme und Wareneingangsprüfung unterschieden

Lösung:

Warenannahme und Wareneingangsprüfung
Bei der Wareneingangsprüfung selbst unterscheidet das Paulus-Lager® in Warenannah-me als ersten Schritt und Wareneingangsprüfung in einem zweiten Schritt. Die Warenannahme wird von jedem Mitarbeiter gegen schriftlichen Nachweis auf dem Lieferschein durchgeführt, die Prüfung nur von dem dafür zuständigen Mitarbeiter.

Somit kann auch weiterhin jeder im Betrieb Material annehmen – denn oft ist der Zuständige auf Baustelle. Die Wareneingangsprüfung anschließend bleibt gewährleistet, weil diese nur durch den Zuständigen durchgeführt wird. Bereits nach dem Paulus-Lager® beratene Betriebe erhalten auf Wunsch eine Exceldatei, in der die Form des erforderlichen Wareneingangsstempels als Muster dargestellt ist.

31. Regeln für Material mit dem Ü-Zeichen

Umgang mit Material mit Ü-Zeichen
In vielen Betrieben ist es Pflicht, Material mit der Ü-Kennzeichnung einzusetzen.

Lösung:

Allgemein gilt bekanntermaßen: Bauprodukte, die dazu bestimmt sind, in baulicheAnlagen dauerhaft eingebaut zu werden, sowie vorgefertigte Bauteile, müssen für den jeweiligen Zweck verwendbar sein. Bauprodukte dürfen nur verwendet werden, wenn sie das Übereinstimmungszeichen (Ü-Zeichen) oder das Konformitätszeichen der europäi-schen Gemeinschaft (CE-Zeichen) besitzen.

Die Schwierigkeit ist nicht, das Material einzusetzen, sondern im Falle eines Schadens nachzuweisen, dass dies getan wurde. Denn was hilft es, wenn der Aufdruck mit dem Ü-Zeichen vom Binder geschliffen ist?

Für Reklamationen bei fest verbauten Bauteilen liegt die Frist bei 5 Jahren (nach VOB), für das Finanzamt benötigen Sie die Nachweise für 10 Jahre, wenn aber ein Unglück geschieht und gegenüber den Behörden nachgewiesen werden muss, dass das eingebaute Bauteil das Ü-Zeichen trug, sind das bis zu 25 Jahre. Das ist die Gewährleistungsdauer für konstruktive Baumängel und praktisch nicht bekannt.Wenn dieser Nachweis nicht gelingt, ist der Firmenbetreiber persönlich haftbar.

Aufbewahrung nach Jahrgang
Der Lieferant hält seine Unterlagen nur für 10 Jahre dem Finanzamt entsprechend vor, dort kann man also später nicht nachfragen. Um die Verwendung dokumentieren zu können, werden also grundsätzlich alle Bestellscheine, Lieferscheine und Rechnungsduplikate (von Standard- und Kommissionsmaterialien) gesondert abgelegt, damit ist der Nachweis gelungen. Die Formulare sollten deshalb komplett sein, da das Ü-Zeichen oft nur im Langtext auf dem Lieferschein erwähnt ist, die Rechnung aber oft nur die Lieferscheinnummer bzw. den Kurztext ohne Ü-Zeichen enthält.

32. Falsch geliefertes Material wird nicht retourniert

Professionelles Retourenmanagement
Es ist nicht leicht, wenn im Struktur-Projekt tausende von Euro den Betrieb in Rich-tung Container verlassen. Insbesondere, wenn es sich um sehr hochwertige Materialien handelt. Was früher ein viel gebrauchter Artikel war, wird durch eine kleine technische Neuerung zu Abfall. Viele der entsorgten Stücke wurden nicht zurückgegeben in der Hoffnung, es noch einmal zu verkaufen. Wir sagen: Gier frisst Hirn! Die Betriebe liegen voll mit totem Kapital und es werden immense Suchzeiten darum herum aufgebaut, die diese Abfälle vergolden.

Lösung:

Geben Sie zukünftig Material, dessen Umverpackung intakt und welches nicht benutzt wurde, zurück, sofern der Händler einverstanden ist. Manchmal lohnt es nicht, wenn der Wert die Einlagerungs- oder Abholkosten unterschreitet. Wenn es aber rentabel ist, ein Teil zurückzugeben, dann achten Sie darauf, dass die Packungen einwandfrei sind, nicht geöffnet, nicht beschriftet und nicht mit Paketband beklebt. Nur wenn die Verpackung so jungfräulich ist wie bei der Auslieferung an Sie, wird der Händler mitspielen. Fordern Sie einen Abholschein an und fragen Sie nach der Höhe der Gutschrift. Ein Preisabschlag von ca. 20 – 30 % für die Einlagerungskosten ist normal. Bewahren Sie anschließend die Retoure zum leichteren Auffi nden getrennt auf. Die Gutschrift sollte ohne Erinnerung kommen.

Nicht vergessen: Es ist reine Kulanz des Händlers, niemand hat ein Anrecht aufRückgabe. Deshalb seien Sie im Kontakt mit Ihrem Händler ein fairer Kunde, nur so funktionieren Handelsbeziehungen in beide Richtungen.

33. EDV-Dateien werden nicht zentral gespeichert

Lösung:

Lagerorte (Speicherorte) für EDV-Dateien
Das Thema ist deshalb von Interesse, weil beim Paulus-Lager®die Prozesse in der Ar-beitsvorbereitung der Kundenbetriebe optimiert werden. Dazu ist ein Mindeststandard im Umgang mit Projektdateien verbindlich. In den Struktur-Projekten gibt es eine Reihe von Dateien für die Firmen, die notwendig sind, um die Struktur anschließend einfach zu erhalten. Diese Dateien werden zentral im Netz gespeichert. So wäre es der Wunsch der Beratenden.

Weit davon entfernt ist die Realität. In praktisch jedem Projektbetrieb gibt es folgenden schwerwiegend fehlerhaften Umgang mit Dateien:

Projektdateien, die jeder Mitarbeiter auf seinem eigenen Rechner unter seiner eigenen Bezeichnung speichert,
Projektdateien, die jeder Mitarbeiter unter seiner eigenen Bezeichnung im Speicherbereich von EDV-Programmen speichert,
Projektdateien, die jeder Mitarbeiter nach seinem Gusto benennt.

Dieser Umgang mit Dateien ist eine Katastrophe für effi ziente Abläufe in der Arbeitsvorbe-reitung, zudem ist eine Sicherung unmöglich. Es gelten für alle Projektdateien folgende, verbindliche Spielregeln:

Alle Daten liegen auf einem zentralen Server, auf den jeder zugreifen kann

Es gibt die Struktur für eindeutige, verwechslungsfreie Dateinamen
Es gibt einen standardisierten Aufbau der Ordner für Projekte
Jeder zuständige Mitarbeiter hat Zugriff auf alle relevanten Dateien und sie werden täglich gesichert.

34. Billigmaterial wird im Überfluss bei eBay eingekauft

Ist eBay eine gute Einkaufsquelle?

Lösung:
Es ist verlockend, bei eBay günstiges Material zu kaufen und gegebenenfalls noch zu bearbeiten. Das Problem dabei sind aber die sich aufbauenden Suchzeiten. Man muss um dieses Material herumarbeiten, es steht im Weg und die Produktivität sinkt schneller, als dass sie über die Einsparung steigen könnte. Jedem Betrieb empfehlen wir, eBay nur zum Verkauf zu nutzen.

Achtung: Es gilt eine zweijährige Gewährleistungsfrist, wenn Sie als Firma verkaufen.

35. Großeinkäufe vor Preissteigerungen

Sind Großeinkäufe nützlich?
Großeinkäufe wirken sich vernichtend auf die Produktivität und Liquidität aus.

Lösung:
Damit sich der Großeinkauf lohnt, müssen übrigens erst Ihr aktueller Konto-Korrentzins, die Einlagerungs-, Raumkosten usw. im Preisvorteil sichtbar sein. Wenn also nicht min-destens 15 % Preisvorteil zum regulären Preis gegeben werden, brauchen Sie gar nicht anfangen, darüber nachzudenken, dieses Material zu kaufen, die Denkzeit kostet zu-sätzlich.

Sie sollten sehr genau Ihren Verbrauch über das Jahr kennen. Selbst wenn dieses Material grundsätzlich häufi g verarbeitet wird, lohnen sich keinesfalls Einkäufe in Halbjahres-

Mengen. Schließlich wird Ihre Liquidität ein halbes Jahr gebunden, der Kontokorrent künstlich tiefer gelegt. Auch wenn die Einheit im Halbjahreseinkauf günstiger zu sein scheint.

Also gilt: Finger weg von Sonderangeboten und Überbeständen!

36. Lagerregale von Insolvenzversteigerungen werden mit Inhalt gekauft

Bei Insolvenzen richtig einkaufen
Genauso wie liquiditätsschädliche Einkäufe bei ebay oder Großeinkäufe, kosten Insol-venzkäufe unendlich viel Produktivität: Meist werden Regale gekauft, was okay ist, aber bitte ohne Inhalt, den Sie sortieren und entsorgen müssen.

Lösung:

Ein effizientes Lager ist frei von unnützem Material. Bei einer Versteigerung kann man günstig Regale kaufen. Aber in der Regel werden diese mit Inhalt geliefert, den Sie aufwändig aussortieren und entsorgen müssen. Das kostet den Betrieb Zeit, Geld und Lagerfläche. Wollen Sie effi ziente Prozesse? Dann befreien Sie sich von Altlasten und kaufen keinen „neuen Schrott“.

Merke: Material ist billiger als Zeit!

37. Arbeitsvorbereiter prüfen täglich das Material im Lager

Lösung:

Konsequenzen des Paulus-Lagers®für die Arbeitsvorbereitung
Das Paulus-Lager^®ist lupenreine Prozessoptimierung. Ziel ist, dass nach der Einführung jeder Beteiligte die richtige Arbeit macht. Durch falsche Prozesse werden jährlich Millio-nen Euro verschwendet und die Betriebe kommen wirtschaftlich nicht vorwärts.

Nur 2 Materialströme
In einem Handwerksbetrieb gibt es genau 2 Materialströme. Standard-Material und Kommissionsware. Alle anderen Materialarten ordnen sich diesen Materialfl üssen unter. Drastisch ausgedrückt: Ein Arbeitsvorbereiter hat in der Werkstatt nichts zu suchen. Der reale Materialbestand in einer Werkstatt geht ihn nichts an. Er hat nicht „draußen“ nach-zusehen, wie viel Material im Haus ist. Er wird nicht fürs Laufen bezahlt. Zukünftig hat er ausschließlich in der Artikelliste nachzuschauen, wie viel als Mindestmenge defi niert wurde. Mit dieser Mindestmenge kann er fest planen. Benötigt er mehr Material, als die Mindestmenge vorschreibt, so muss er dieses gesamte Material als Kommissionsware zukaufen.

Damit wird es beim Rechnungseingang automatisch auf die richtige Kommission zur Nachkalkulation gebucht und in der Werkstatt automatisch korrekt vorkommissioniert.

Sie sehen:
Das Paulus-Lager^®sorgt für deutlich weniger Arbeit und eine problemfreie Delegation an die Verwaltung.

38. Sichtlagerkästen für bessere Ordnung?

Schüttboxen und Sichtlagerkästen sind sinnlos!

Lösung:
Kein Mensch bezahlt Ihnen die Arbeitszeit, in der aus ordentlich beschrifteten Pappkar-tons das Material in die schlecht oder gar nicht beschrifteten Plastikboxen umgeschüttet wird. Deshalb gilt:

– Es gibt keinen Grund, das Material umzukippen, außer (aufgepasst für alle Mon-teure): Der Karton würde brechen, wenn das Material mit Verpackung entnommen wird.

Oft entspricht der Inhalt der Schüttboxen nicht dem Rauminhalt der Pappkartons, so dass Reste in den Kartons bleiben, für die nirgendwo Platz vorgesehen ist, um sie aufzubewahren. Das heißt, die Ordnung wird sofort zum Chaos zurückge-führt!
In den Schüttboxen ist bei Schüttgut nicht ablesbar, wann eine Mindestmenge unterschritten ist. Es müssten extra Markierungen angebracht werden oder das Material gezählt werden, was beides aussichtslos ist für eine zügige Arbeitsweise.

Das macht keiner, damit sind die Mindestmengen undefi niert und bleiben es.

Es gibt nur einen einzigen Grund, Schüttboxen zu benutzen
Wenn Ihr Material in Tütenform geliefert wird und das Risiko besteht, dass das Material aus der angebrochenen Tüte auf dem Regalboden verloren geht, kann man eine Schüttbox akzeptieren. Das Ersatzmaterial wird dann in der geschlossenen Tüte und in die Schüttboxen dazu gestellt, um zu dokumentieren, wann die Mindestmenge unter-schritten ist und zwar: Wenn die Kleinteile der geöffneten Tüte alle aufgebraucht sind.

39. Was sind eigentlich Reste?

Restedefinitionen
Alle Materialien, bei denen bei der Verarbeitung Verschnitt erzeugt wird (Platten, Stan-gen, Gewindestangen, Furnier und evtl. andere), müssen mit Restedefi nitionen im Be-trieb verwaltet werden.

Lösung:
Diese Restedefinitionen erhalten genaue mm-Maße (z.B.: Alle Stangenreste unter 1000 sind Abfall), nach denen ein Material im Betrieb verbleiben darf oder zu klein und somit Abfall ist. Häufi g ist mit einer solchen Restedefi nition gleich das Verhalten zu defi – nieren, wie das Material zu behandeln ist. Damit wird aus der reinen Restedefi nition eine Orgaregel, beziehungsweise beide Funktionen vermischen sich.

Wichtig ist jedoch für beide, dass sie schriftlich und ausgedruckt am Verarbeitungsort des Materials aufgehängt werden.

Also tun Sie sich und den Mitarbeitern bitte zukünftig einen Gefallen:
Schreiben Sie auf, was Sie von ihnen erwarten und hängen Sie dies öffentlich aus. Nur dann können Sie erwarten, dass Ihre Mitarbeiter sich daran halten.

40. Keine klar definierten Lagerorte

Die Lagerorte im Grundrissplan und die Lagerortliste in der Praxis sollten übereinstimmen

Lösung:

Wenn Sie die Lagerstätten alle einmal in Gedanken durchplanen, dann tragen Sie diese zeichnerisch im Grundriss M1:100 ein. Gehen Sie in Gedanken Materialart für Materi-alart durch, vergessen Sie auch die verschiedenen Kommissionslager nicht, wie zum Beispiel Palettenlager, Lagerbühnen, was sich auf den Lagerbühnen befindet, usw.

Tragen Sie für jeden Lagerort im Grundriss eine Lagerortnummer und einen Lagerortna-men ein und übertragen Sie diese Lagerortnummern und -namen in ein eigenes Tabel-lenblatt namens „Lagerortliste“. In der Artikelliste füllen Sie nun bitte die Spalte „Lagerort“ aus. Jedes Material bekommt nur einen Lagerort. Platzbezeichnungen werden nicht ver-geben, das wäre zu detailliert.

Damit weisen Sie jedem Material einen einzigen, konkreten Lagerort zu.

41. Standardmaterial bedeuten für jeden etwas Anderes

Standard-Material ist Material, das immer in ausreichenden Mengen im Betrieb vorhan-den sein muss, um eine Woche störungsfrei Produktion sicherzustellen. Es sollte min-destens vier mal pro Jahr bestellt werden müssen, um als Standard-Material durchzu-gehen.

Lösung:

Standard-Material umfasst alle Materialien, die dafür notwendig sind. Nach der Optimierung Ihres Betriebes sollte Standard-Material folgende Merkmale auf-weisen:

Das Material ist in einer Standardmaterialliste defi niert.
Weil es defi nierbar ist, können Min- und Max-Mengen festgelegt werden.
Weil Mengen festgelegt sind, kann der benötigte Lagerplatz geplant oder defi niert werden.
Bei Unterschreiten der Mindestmenge löst der Mitarbeiter die Bestellung aus.
Die Verwaltung bestellt.
Der Wareneingang wird in der Werkstatt geprüft.
Die Rechnungsprüfung wird durch die Verwaltung vorgenommen.

42. Kleine Materialien liegen in zu großen Fächern

Worauf Sie achten sollten, damit das Lager immer funktioniert Folgendes funktioniert nicht
Regalfachböden, die 40 cm Luft zum nächsten Fachboden haben und auf denen sich 150 verschiedene Sachen türmen, sind unbrauchbar. Weil die vorhandenen Regale oft billige Blechregale aus dem Supermarkt mit verschraubten Fachböden sind, die auf 2 m Höhe nur 5 Fachböden besitzen, sind sie für das Paulus-Lager® nicht geeignet. Es müssten 8 bis 10 leicht verstellbare Böden sein. Deshalb ist es häufi g nötig, komplett neue Lagermöbel anzuschaffen oder zu fertigen.

Es funktioniert nicht, weil:
Verschiedene Materialien hinter- und aufeinander gelagert werden. Damit sind Mengen nicht mehr einzeln beschriftbar und ablesbar.

Lösung:

Alle Materialien müssen entsprechend ihrer Form angeordnet werden!

Folgendes funktioniert
Im Magazin haben Kleinteile häufi g nur eine Schachtelgröße von 6 bis 7 cm Höhe. Damit die Systematik funktioniert, werden solche Regalkorpusse leer aufgestellt und von unten nach oben mit Materialien gefüllt. Das heißt, dass zirka alle 10 cm ein Fachboden einge-legt wird, damit sich keine Materialberge auf einem Fachbodentürmen. Erst wird der Fachboden mit Material befüllt, dann der nächste darüberliegende Fachboden eingelegt. Die Regale werden nicht vorher mit Fachböden bestückt, denn Sie wissen ja noch nicht, wie groß die Dinge sind, die Sie einlagern.

43. Es gibt keine schriftliche Vereinbarung über den Umgang mit Material

Wozu Orgaregeln, es weiß doch eigentlich jeder, was er tun soll –oder?
Sobald ein Betrieb mehr als 3 bis 4 Mitarbeiter in der Werkstatt hat, wird es notwendig, Wissen schriftlich mitzuteilen.

Lösung:

Inhaber sollten sich damit anfreunden, Wünsche und Regeln zum Umgang mit Material schriftlich festzulegen und auszuhängen.

Bei Orgaregeln geht es meist um den Schutz von Material und Mitarbeitern, den Umgang mit Material oder um das Verhalten, das an einem speziellen Lagerort an den Tag gelegt werden soll. Orgaregeln werden an den Stellen benötigt und öffentlich ausgehängt, an denen es immer wieder Probleme gibt. Oft entstehen sie dadurch, weil sich ein Mitarbeiter oder jemand aus der Geschäftsführung wiederkehrend über einen gewissen Punkt ärgert. Dann schreiben Sie doch schlicht und einfach auf, wie Sie es haben wollen. Besprechen Sie anschließend mit Ihren Mitarbeitern, ob die neue Orgaregel im Tagesgeschäft gut funktionieren wird und segnen Sie sie gemeinsam ab.

Versuchen Sie nicht, gegen den Widerstand Ihrer Mitarbeiter eine Regelung durchzusetzen, Ihre Mitarbeiter werden Ihnen beweisen, dass es nicht funktioniert und die Regelung boykottieren.

44. Die Eigenschaften von Kommissionsware sind im Betrieb unbekannt

Was ist dann eigentlich Kommissionsware?
Kommissionsware hat folgende Eigenschaften: Sie ist leider nicht planbar. Sie ist nicht in einer Liste erfassbar, deshalb sind auch keine Mengen festlegbar. Dieses Material wird bei jedem Auftrag neu geplant und bestellt. Die Detailplanung der Projekte und Bestel-lung der Kommissionsteile, ist der eigentliche Job des Arbeitsvorbereiters, sonst nichts.

Lösung:

Folgende Eigenschaften hat Kommissionsware noch:

Die Rechnungsprüfung wird von der Verwaltung durchgeführt (nicht von der Arbeitsvorbereitung!).
Der Wareneingang / die Bestellung muss für die Mitarbeiter in der Werkstatt nachprüfbar sein.

Dieses Material ist das einzige Material, mit dem Arbeitsvorbereiter oder Meister in der Realität zu tun haben sollten. Alles andere Material wird zukünftig durch die Mitarbeiter in der Werkstatt mit Bestellkarten, in Zusammenarbeit mit der Verwaltung, gesteuert.

Höchstens in der Eigenschaft als interner Projektleiter, der zuständig ist für die Wartung und Pflege des firmeneigenen Standard-Materialbestandes, dürfen sich diese beiden Personengruppen (Meister und Arbeitsvorbereiter) überhaupt noch mit diesem Material befassen.

Damit erreichen Sie die höchste Form der Effizienz, da etwa 70 bis 80 Prozent des Ma-terialflusses Standard-Material ist, welches die Arbeitsvorbereiter nicht mehr bestellen brauchen und die Kommissionsware leicht in den Griff bekommen werden kann.

45. Niemand hält sich an die Zuständigkeiten

Zuständigkeiten verteilen, oder: Wie kriege ich nur meine Leute dazu, sich daran zu halten?
In vielen Betrieben herrscht ein Klima der völligen Nicht-Verantwortung. Alles muss der Inhaber im Griff haben. Gleichzeitig ist das Gejammer des Inhabers über seine nicht verantwortungsbereiten Mitarbeiter schier endlos: Oft wird ausgiebig beklagt, dass Mitarbeiter Anweisungen immer wieder aufs Neue nicht einhalten.

Lösung:

Dabei ist die Lösung äußerst simpel: Das Prinzip der Schriftlichkeit.
Nur, wenn Zuständigkeiten personengenau (inklusive Vertreter) schriftlich vergeben wer-den, und deren Aufgaben, die sie erledigen sollen, ebenfalls schriftlich geklärt sind, ist es Mitarbeitern möglich, eine Zuständigkeit zu übernehmen. Nur dann können sie diese Aufgabe auch richtig durchführen.

Wenn Sie mögen, können Sie dies in Form eines Organigramms auch bildhaft darstellen. Verwenden Sie eine Zuständigkeitsliste mit Vertretern und genau beschriebenen Aufgaben pro Lagerstätte. Sie ist die Grundlage dafür, weshalb es anschließend funktioniert.

Ein Ziel dieser Maßnahme ist es, Zuständigkeiten und damit Arbeitsbelastung von den Schultern der Führungspersonen strukturiert auf die Mitarbeiter zu übertragen.

Das bedeutet, die Führungspersonen werden zukünftig verpfl ichtet sein, die Mitarbeiter zu kontrollieren, aber nicht mehr, deren Arbeit zu tun.

46. Ordnung und Sauberkeit sind Fremdwörter im Betrieb

Ordnung und Sauberkeit sind ein Abfallprodukt von Struktur
Die meisten Inhaber ärgern sich über Unordnung im Betrieb, ohne zu merken, woher sie kommt.

Lösung:

Ordnung ist ein Ergebnis, denn die Ursache ist Struktur. Ziel ist es, nach einem Struktur-Projekt eine Struktur zu haben, die sich selbst erhält, und einen Betrieb zu haben, der sich leicht reinigen lässt und damit wesentlich sauberer und ordentlicher ist, als vor dem Projekt.

Deshalb empfiehlt sich folgende Vorgabe beim Struktur-Projekt:

Es soll nichts mehr auf den Boden gestellt oder gelegt werden, nur noch in Regalen stehen oder liegen. Teile, die am Boden stehen, werden mit Rollen versehen, damit man sie beim Putzen beiseite schieben kann.

Regalsockel sollten immer eine lichte Höhe von 120 mm haben. Dann kann darunter gesaugt werden. Das sorgt für wesentlich weniger Staubanfall im Betrieb.

Nachbestellmengen passen immer ins Regal, weil der Platz dafür vorhanden sein wird.

47. Betrieb wird ohne genaue Zuständigkeiten personenabhängig geführt

Struktur und Aufbau einer Zuständigkeitsliste
Das Ziel von Organisation sollte sein, einen Betrieb personenunabhängig aufzubauen. Die Abhängigkeit von Einzelnen gefährdet im Ernstfall die Existenz. Dennoch bin ich im-mer wieder in Betrieben, die einen gut organisierten Eindruck machen. Fragt man jedoch nach, gibt es kein Organigramm und es ist Zufall, dass der Betrieb gut läuft.

Lösung:

Damit Sie auch in den Urlaub fahren können, empfiehlt es sich, die wichtigsten Punkte in einer übersichtlichen Zuständigkeitsliste festzuhalten, die aus einem Organigramm ab-geleitet ist. Dies können z.B. sein: Lagerort, Lagerbereich oder Lagername, Zuständiger/ Zuständige, Vertreter/Vertreterin, Aufgabenbeschreibung vorhanden Ja/Nein.

Übrigens
Ohne Aufgabenbeschreibung ist eine Zuständigkeit für die Katz. Sie müssen Ihrem Mitarbeiter schon genau sagen, was Sie erwarten. Und zwar schriftlich. Andernfalls wird er das für seine Aufgabe halten, was er für sinnvoll erachtet, sein Vertreter wird wieder etwas ganz anderes für sinnvoll erachten.

Sie müssen Ihrem Mitarbeiter schon genau sagen, was er mit den Plattenresten tun soll. Soll er sie aufbewahren als Brotzeitbrettchen? Oder die Plattenreste essen? Wegschenken oder unter halbe Plattengröße in den Hacker werfen?

Erst wenn Sie die Aufgaben schriftlich festgelegt haben, dann können Sie auch von den anderen Mitarbeitern erwarten, dass sie sich daran halten.

48. Verbrauchsmaterial wird den Mitarbeitern vorenthalten

Sie wollen Kosten senken?

Es gilt: Effizienz schlägt Materialpreis!

Lösung:

Stellen Sie günstiges Verbrauchsmaterial, beispielsweise Bits, ausreichend zur Verfügung. Sorgen Sie dafür, dass immer nachgekauft wird, wenn etwas fehlt. Sicherlich steigt am Anfang der Verbrauch, weil Ihre Mitarbeiter bunkern. Wenn Ihre Mitarbeiter aber merken, dass es immer genug gibt, wird es uninteressant, zu horten.

49. Zuständigkeitsliste ohne Aufgabe ist unwirksam

Struktur und Aufbau der Zuständigkeitsliste
Wenn Sie sich überlegt haben, welche Aufgaben im Betrieb anfallen, können Sie diese nach Qualifikation oder Talent auf Ihre Mitarbeiter verteilen.

Das hört sich banal an, wird aber immer wieder missachtet. Oft wird der besonders gut

strukturierte Junggeselle nicht mit in die Zuständigkeit einbezogen, weil die Platzhirsche – seit 19 Jahren im Betrieb – Vorrang haben.

Leider wird übersehen, dass der Betrieb so aussieht, wie er aussieht, WEIL diese den Ton angeben.

Lösung:

Wenn Sie also eine Zuständigkeitsliste oder ein dazugehöriges Organigramm aufbauen wollen, dann definieren Sie zuerst die Aufgaben, für die es Zuständigkeiten geben soll. Legen Sie die am besten passenden Personen fest und fragen Sie sie, ob sie damit einverstanden sind. Danach überlegen Sie gemeinsam, was „zuständig“ in dem Bereich bedeutet, und wie der Bereich aussehen soll. Wenn Sie wollen, dass die Delegation funktioniert, dann drucken Sie diese Zuständigkeit aus und bringen Sie diese an Ort und Stelle an.

Es hat seinen Preis, zu delegieren: Sie müssen es aushalten können, dass die zuständigen Mitarbeiter etwas anders handhaben, als Sie selbst.

50. Mitarbeiter dürfen nicht eigenverantwortlich arbeiten

Der professionelle Umgang mit den zuständigen Mitarbeitern muss stimmen

Lösung:

Wenn Sie Zuständige festgelegt haben und deren Aufgaben genau definiert sind, dann vereinbaren Sie Spielregeln wie z.B. feste wöchentliche Besprechungstermine wegen etwaiger Unordnung. Selbstverständlich werden die Lager von Ihnen vorher mithilfe einer Checkliste kontrolliert.

Lassen Sie Ihre Mitarbeiter diese Probleme selbst lösen.

Ich warne davor, weiterhin selbst dafür zu sorgen, dass diese Unordnung von Ihnen entfernt wird. In dem Moment, in dem Sie den Zuständigen übergehen, erzeugen Sie mehrere Effekte:

Sie demontieren den Zuständigen und führen ihn als unfähig vor, sich durchzusetzen, denn in seinem Bereich ist er weisungsbefugt (und nicht Sie!).
Sie verhindern, dass ein gegenseitiger Kontrolleffekt bei Ihren Mitarbeitern eintritt. Denn eigene Zuständigkeiten sorgen dafür, dass man sich auch beim Kollegen in dessen Zuständigkeitsbereich korrekt verhält, weil sich auch der Kollege im eigenen Zuständigkeitsbereich korrekt verhalten soll.
Sie sind wieder selbst derjenige, der in der Werkstatt die Zügel in die Hand nimmt und damit die Arbeit Ihrer Mitarbeiter an sich reißt. Im Handumdrehen haben Sie damit Ihr Misstrauen an die Mitarbeiter, dass sie verantwortliche Wesen sind, dokumentiert und ernten Ablehnung für die gesamte Struktur.
Sie zerstören damit in kürzester Zeit die Verantwortung und Kompetenz Ihrer Mannschaft, die Sie vorher aufgebaut haben.

Fazit

Lassen Sie die Finger von den Zuständigkeitsbereichen Ihrer Mitarbeiter. Kontrollieren Sie die Bereiche der Zuständigen und weisen Sie diese an, die Vereinbarung, ihren Be-reich sauber und ordentlich zu halten, einzuhalten. Nur so können Sie erwarten, dass sich Ihre Mitarbeiter an die Aufgabenstellung halten.