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Warenannahme & Wareneingangsprüfung: Ablauf und Zuständigkeiten

von | Jul 19, 2019 | Blog

Die Warenannahme ist der erste, die Wareneingangsprüfung der zweite Schritt bei einer Materialanlieferung. Lesen Sie hier mehr darüber.

Im Zuge der Warenannahme findet juristisch der Übergang des Eigentums vom Lieferanten auf den Betrieb statt.

Im Bauhandwerk ist dieser Vorgang sinnvollerweise in die zwei Schritte Warenannahme und Wareneingangsprüfung aufgeteilt.

Der Hintergrund ist, dassin Betrieben bis ca. 25 Mitarbeitern in der Regel verschiedene Personen die Ware annehmen. Es ist nicht effizient die Wareneingangsprüfung von allen Mitarbeitern vornehmen zu lassen, so dass die „Warenannahme“ im ersten Schritt auf die allernötigsten Tätigkeiten reduziert ist.

In größeren Betrieben nimmt der Lagerist die Ware an und führt meist zeitgleich die Wareneingangsprüfung durch.

Die Wareneingangsprüfung im Bauhandwerk ist der zweite Schritt, Ware gekonnt in den Betriebsablauf einzufädeln, so dass man jederzeit arbeitsfähig ist.

In kleineren Betrieben werden einzelne Personen und deren Vertreter für die Tätigkeit zuständig gemacht. Da z.B. Facharbeiter oder Monteure tagsüber auf einer Baustelle sind, können sie diese Tätigkeit oft nur bei Rückkehr von der Baustelle durchführen.

 

Schritt 1: die Warenannahme umfasst in unseren Augen:

  • Empfangsadresse prüfen
  • entladen bzw. Paket entgegennehmen,
  • Paket auf äußerlichen Schaden prüfen,
  • Lieferschein aus herausholen, mit Wareneingangsstempel (dieser hat auch 2 Schritte) abstempeln,
  • Obere Hälfte des Stempels ausfüllen, dabei festhalten, ob das Paket unbeschädigt ist, den Empfänger, und das Datum einsetzen.
  • Paket auf den Lieferschein stellen, stehen lassen.
  • Oder Lieferschein an das Paket heften und stehen lassen.

Die Wareneingangsprüfung des Materials führen in der Regel 1-2 zuständige und geschulte Mitarbeiter durch.

Da dieser Vorgang juristisch wirksam ist, sollte er gut geschult und gut geübt sein.

 

Schritt 2: Die Zuständigen an der Warenannahme prüfen:

  • ob sich die gesamte Bestellung in der Lieferung befindet oder ob Teile fehlen,
  • ob die Lieferung pünktlich ist
  • ob es die richtigen Teile sind
  • Es wird geprüft, ob die gelieferte Ware in Ordnung ist, also äußerlich unbeschädigt ist

Eventuelle Defekte werden für eine Reklamation festgehalten. Es werden prüfbare Mengen geprüft und möglichst stichprobenartig die Qualität getestet.

Alle Mängel werden umgehend dem Besteller berichtet, der die Liefertermine beim Kunden kennt, die Reklamation klärt und gegebenenfalls neue Liefertermine vereinbart.

Oft findet diese Prüfung statt, wenn der Lieferant bereits vom Hof ist. In der Regel akzeptierendieLieferanten, wenn eine Reklamationinnerhalb von 2 Tagen nach der Anlieferung stattfindet.

Seitdem die Hersteller der Waren auch die Liefer- und Montagekosten für den Austausch bei Defekten aufkommen müssen, versuchen Hersteller zunehmend, den Handwerksbetrieben eine nicht funktionierende Wareneingangsprüfung zu unterstellen. Um so wichtiger ist es, das Ergebnis der Prüfung zu dokumentieren.

Wenn Werkstattmitarbeiter oder Monteure nicht genügend für diese Aufgabe geschult werden, kann es sein, dass sie aus Angst vor der juristischen Wirksamkeit ihrer Tätigkeit diesen Vorgang nicht durchführen möchten oder dass er einfach nicht erledigt wird.