Greven, April 2020 Jeder Handgriff im Betrieb kostet Geld. Aber ob allen Inhabern klar ist, dass man durch verbesserte Prozesse auch enorm viel Geld und Zeit sparen kann?
Sobald sich jemand hinsetzt und Material bestellt, kostet das den Betrieb Geld. Es dauert eine gewisse Zeit und Zeit ist Geld. Untenstehend ein Beispiel, was wirklich an Kosten erzeugt wird, wenn ein Betrieb ohne definierte Abläufe eine Material-Bestellung aufgibt:
- Der Mitarbeitende setzt sich an den Rechner, meldet sich an, öffnet die Branchensoftware, meldet sich an, bestellt das Material und prüft die AB (5 Minuten).
- Als Nächstes wird das Material geliefert: Jemand nimmt im Lager das Paket an und öffnet es (5 Min.), vergleicht eventuell noch den Lieferschein mit dem Inhalt, entnimmt die benötigten Materialien (5 Min.), fragt seine Kollegen, wer das Material benötigt oder gibt Bescheid, dass es da ist (3 x 5 Min.), lässt das restliche Material für die Kollegen irgendwo stehen (insgesamt 25 Minuten).
- Weitere Mitarbeiter gehen in die Werkstatt und sehen nach, welches Material bereits gekommen ist, verteilen den Inhalt der verschiedenen Lieferungen in die unterschiedlichen Lager, soweit sie das Material für die verschiedenen Kommissionen kennen (15 Minuten).
- Der Lieferschein wird geprüft (5 Min) und in einem Sammelordner abgeheftet (3 Min.) (insgesamt 33 Minuten).
- Die Rechnung kommt, wird im Büro geöffnet und in eine Umlaufmappe gelegt, welche an alle Mitarbeiter weitergereicht wird, um die Materialien für die verschiedenen Aufträge zu identifizieren (3 Minuten).
- Jeder sucht die bestellten Materialien aus allen Rechnungen heraus, schreibt die Auftragsnummer dazu und hakt den Preis ab (5 Minuten).
- Die Rechnung geht zur Durchsicht an alle anderen Kollegen weiter (3 x 5 Min.), kommt anschließend wieder ins Büro, wo sie mit den anderen Rechnungen zur Freigabe für die Zahlung vorgelegt wird (5 Minuten).
- Wurden die Rechnungen freigegeben, werden die Beträge ins Überweisungsprogramm eingetippt, wo sie bis zur nächsten Zahlung gespeichert bleiben, zudem werden die Rechnungen vorkontiert und abgelegt (10 Minuten).
- Jemand überweist den Rechnungsbetrag, geht dazu in Starmoney oder ins Portal der Bank, wählt sich durch die diversen Seiten und erledigt den Bezahlvorgang (5 Min.) (insgesamt 43 Minuten).
Das alles hat den Betrieb rund 110 Minuten gekostet. Nach der goldenen Handwerksregel „Eine Minute Arbeitszeit kostet einen Euro“, wurden also 110 Euro Kosten für einen einzigen Bestellvorgang erzeugt. Rechnet man nun aus, wieviel Bestellvorgänge täglich in einem Handwerksbetrieb ausgelöst werden, wird deutlich, warum definierte Prozesse einem Betrieb bares Geld einsparen.
