Greven, April 2020 Erstaunlicherweise sieht der Kernprozess in allen Bauhandwerksunternehmen – unabhängig vom Gewerbe – ziemlich ähnlich aus: Es ist der definierte Ablauf, mit dem ein Auftrag durch den Betrieb läuft. Aber leider sind diese Prozesse nicht immer gut definiert. Hinzu kommt, dass Betriebe oft die gleichen Probleme haben. Denn das Prozessdenken ist im Handwerk noch wenig verbreitet und nimmt nur sehr langsam Fahrt auf. Dabei können mit guten Abläufen viele Schwierigkeiten behoben werden.
Was ist ein Kernprozess im Bauhandwerk?
Diese simple Aufzählung zeigt, welche Schritte ein Auftrag durch den Betrieb nehmen kann:
- Anfrage eines potenziellen Kunden (telefonisch, per Email oder persönlich)
- Terminvereinbarung für Ersttermin vor Ort beim Kunden
- Ortstermin beim Kunden
- Kalkulation
- Versand von Angebot oder Wahrnehmung von Verkaufstermin im Betrieb
- Nach Auftragserteilung: Fertigungsaufmaß nehmen
- Arbeitsvorbereitung und Bestellung
- (Fertigung)
- Montage und Abnahme
- Abrechnung
- Reklamationsbearbeitung
- Schlussabrechnung oder Nachkalkulation
- Ablage
Entscheidend für eine reibungslose Umsetzung ist, dass die Schnittstellen zwischen den einzelnen Schritten exakt definiert sind. Zum Beispiel mit Formularen oder einer guten EDV, die die Mitarbeitenden logisch durch die Schritte hindurchführt. Alle Beteiligten sollten wissen, was jeweils zu tun ist und es auch tun.
Oft sind zum Beispiel Daten für die Schlussabrechnung nötig, die beim Fertigungsaufmaß oder bei der Montage erzeugt wurden. Sind die Erhebung und Speicherung dieser Daten nicht genau festgelegt, wird es schwierig, eine schnelle Schlussabrechnung zu erstellen. Genau hier liegt die Sorge vieler Projektleiter: Die Abrechnungen sind aufgrund fehlender Prozesse so kompliziert, dass sie außerhalb der regulären Arbeitszeit oder am Wochenende erledigt werden, und zwar, wenn nichts los ist im Betrieb.
Das Paulus-Lager steigt in Schritt 7 beim Bestellprozess ein, denn hier geht es zum ersten Mal konkret um Material. Ab da kümmern sich die Experten um die sogenannten Stützprozesse, die beschreiben, wie bestimmte Detailaufgaben – wie beispielsweise Warenannahme oder Retoure – ablaufen sollten.
Übrigens: Ein definierter Kernprozess mit seinen Stützprozessen ist auch die Grundlage zur Digitalisierung eines Betriebs. Und solange dieser nicht im Detail definiert ist, klappt es nicht mit der Digitalisierung. Auch wenn findige Berater den Inhaber gern mal etwas anderes erzählen wollen.
