von | Jun 9, 2020 | Blog

Lagermanagement im Handwerk

Viele Inhaber, die wir kennen lernen, verzweifeln ob der Unordnung in Ihrem Lager. „Wir haben ein chaotisches Lager!“, bekommen wir dann zu hören. Oft haben diese Inhaber schon nach diesem Stichwort „Chaotisches Lager“ gesucht und sind dann auf völlig unpassende Suchergebnisse gestoßen. Wie kommt’s?

Lagerorganisation ist ein Bestandteil des Fachgebiets Logistik.Genaugenommen die Intralogistik, also innerhalb eines Betriebes. Fachgebiete haben ihre eigenen Fachausdrücke. Wer diese Fachwörter nicht kennt, kann das entsprechende Fachgebiet nicht verstehen bzw. missverstehen. „Chaotische Lagerhaltung“ ist so ein Fachausdruck, und er meint nicht, dass „Chaos im Lager“ (kein Fachausdruck, sondern ein persönliches Empfinden) herrscht. Die chaotische Lagerhaltung ist vielmehr ein hochkomplexes, computergesteuertes System, das z.B. beim weltgrößten Versandhändler Anwendung findet. Dort hat jeder Lagerplatz seine eigene Nummer.

Die Ware wird nicht nach Themen eingelagert, sondern dort, wo gerade Platz ist. Beim Einlagern werden Ware und Lagerplatz gescannt und miteinander verknüpft. So passiert es, dass ein- und dasselbe Teil mehrmals über das ganze Lager verstreut ist. Die Picker bekommen von der Datenbank vorgegeben, wo sie ihre Ware für den Versand entnehmen müssen, die Software plant und optimiert dabei die Route.

Bis auf die Tatsache, dass Ware irgendwo abgelegt wird, wo gerade Platz ist, hat dies nichts mit einem Handwerkerlager zu tun.

Das Chaos im Handwerkerlager, wie wir es wohl alle kennen, ist die Folge fehlender Struktur und Prozesse. Dahinter stecken jahrelange Verzweiflung, Frust, Ärger und Hilflosigkeit im Bemühen, das Lager selbst in den Griff zu bekommen, verbunden mit unzufriedenen, frustrierten  Mitarbeitern, die es satt haben, den Anweisungen des Chefs, die aus der Verzweiflung geboren wurden und nicht einem nachzuvollziehenden Konzept, Folge zu leisten.

Ein gutes Lagermanagement braucht gute, transparente, beherrschbare Prozesse, die durch die darin geschulten Mitarbeiter ausgeführt werden, gepaart mit einer passenden Struktur im Lager, die durch geeignete Lagertechnik bzw. Lagermöbel sichergestellt wird, ergänzt mit einer Software, die die Prozesse abbildet und eine effiziente Materialbewirtschaftung und Bestellung ermöglicht.

​In einem gut organisierten Handwerksbetrieb müssen nach unserer Meinung folgende Prozesse installiert sein:

Bestellprozess

Der Bestellprozess unterteilt sich in zwei Teilprozesse für Standardmaterial und Kommissionsmaterial.

Das Standardmaterial macht mengenmäßig ca. 80 % des Materials aus. Es wird immer wieder bestellt, da es tagtäglich für Fertigung und Montage gebraucht wird. Wenn dieses Material nicht vernünftig bewirtschaftet wird, verursacht es einen enormen Aufwand. In der Regel sind es die Inhaber selbst oder die Arbeitsvorbereiter/Projektleiter, die dieses Material nachbestellen, entweder nach Zuruf durch die Monteure/Werkstattmitarbeiter oder weil sie selber durchs Lager gehen und kontrollieren, was nachbestellt werden muss. Dabei lässt sich Standardmaterial gut und mit wenig Aufwand bewirtschaften, wenn der Betrieb in einer Artikelliste definiert, welches Material in welchen Mengen benötigt wird. Anschließend geben die Monteure die Anforderung für neues Material in Form einer Bestellkarte nicht beim Projektleiter oder Inhaber ab, sondern bei einer Verwaltungskraft, die per (bereits vorhandener Branchen-) Software die Bestellung auslöst. Die Verantwortung für das Standardmaterial liegt damit bei den Monteuren/Werkstattmitarbeitern und der zuständigen Verwaltungskraft. So haben Inhaber und Arbeitsvorbereiter mehr Zeit, sich um die Aufträge zu kümmern und das auftragsbezogene Kommissionsmaterial sorgfältig zu planen und zu bestellen.

Warenannahme und Wareneingangsprüfung

Bei der Warenannahme sind drei Dinge zu beachten:

  • Stimmt der Empfänger? Wenn nicht, gar nicht erst annehmen.
  • Stimmt die Anzahl der Packstücke? Wenn nicht, sofort reklamieren.
  • Ist die Lieferung äußerlich unbeschädigt? Wenn nicht, sofort reklamieren.

In der folgenden Wareneingangsprüfung prüft ein zuständiger Mitarbeiter (Monteur, Werkstattmitarbeiter, Lagerist), ob die Lieferung mit der Lieferung übereinstimmt, und zwar stellvertretend für die Arbeitsvorbereiter/Projektleiter und Inhaber. Diese haben nichts mit diesem Vorgang zu tun. Bei Lieferfehlern werden sie durch den Prüfer benachrichtigt. Anschließend lagert der Prüfer das Standardmaterial auf dem definierten Lagerplatz ein, das Kommissionsmaterial kommissioniert er nach Größe und Lieferform in den entsprechenden Kommissionslagern.

Baustellenrücklauf mit Restemanagement und Retoure/Rücklieferung

Der Baustellenrücklauf ist ein Hauptfaktor für das „Chaos im Lager“, denn in der Regel ist nicht geregelt, was mit dem ganzen Krempel passieren soll, den die Monteure wieder mitbringen.
Abfall gehört sortenrein getrennt und fachgerecht entsorgt. Dafür müssen geeignete Container bereitstehen.
Standardmaterial gehört auf den definierten Lagerplatz, Standardreste gehören in die Standardrestelager, wenn sie die Restedefinition erfüllen.
Brauchbare Kommissionsreste gehören in separate Kommissionsrestelager, damit sie kein „Chaos“ ins Standardmaterial bringen.
Kommissionsmaterial in intakter Verpackungseinheit gehört an den Lieferanten zurückgegeben. Dazu gehört ein einfacher und effizienter Retoureprozess.

Für die Lagerung des Materials ist eine gute Lagertechnik unabdingbar.

  • Fachbodenregale für Kartonverpackungen
  • Gitterkorbregale für Schüttgut, z.B. Fittings oder Rohrschellen
  • Kragarmregale für Stangenware, z.B. Stangenrohr oder Glasleisten
  • Aufrechte Lagerfächer für die stehende Lagerung der Stangenware bis drei Meter, z.B. Abflussrohre oder Leisten, und für Reste der Materialien im Kragarmregal
  • Palettenregale

Auch geeignete Beschriftungsschienen für Regaletiketten und Bestellkarten gehören zur Lagertechnik (zu finden unter: https://paulus-system.de/beschriftungsschienen).

Eine geeignete Software für die Bewirtschaftung und Bestellung des Standardmaterials in einem Handwerksbetrieb muss natürlich auch gewisse Anforderungen erfüllen. Zuerst einmal muss sie die Erstellung der Artikelliste unterstützen, indem entweder die Artikelstammdaten aus den Händlerportalen heruntergeladen oder aus Listen importiert werden können. Dann muss sie über eine Druckfunktion verfügen, damit die Betriebe die Regaletiketten und Bestellkarten, die in die Beschriftungsschienen passen müssen, aus der Artikelliste heraus ausdrucken können. Die Erfassung der Bestelldaten erfolgt optimalerweise, weil fehlerfrei, per Barcodescanner. Die Bestellungen werden dann, wenn technisch möglich, online an die Lieferanten übergeben. Ist dies nicht möglich, erfolgt der Versand des Bestellscheins per E-Mail.

Ein- und Ausbuchungen bei Materialeinlagerung, Materialentnahme und Rückeinlagerung sind zwar in den meisten Branchensoftwares möglich, aber überflüssig. Die Materialentnahme hat nichts mit der Bestellung zu tun, dies sind zwei getrennte Vorgänge. Das Standardmaterial wird erst auf einen Auftrag gebucht, wenn der Monteur sein Aufmaß abgibt. Außerdem ist die Bewirtschaftung des Standardmaterial mit Mindest- und Maximalmengen und deren Überwachung durch die Werkstattmitarbeiter/Monteure viel effizienter. Diese müssen nämlich nur eine Bestellkarte ziehen, wenn die Mindestmenge erreicht ist. Eine Software, die diese Anforderungen komplett erfüllt, auch als Ergänzung zur vorhandenen Branchensoftware, finden Sie unter:  https://paulus-system.de/edv 

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Doris Paulus und ihr Team bieten kostenfreie Erstberatungstermine an.
Mehr unter https://www.paulus-lager.de/erstgespraech

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